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目次

承認プロセスのバージョンを作成する

作成済みの承認プロセスに新規バージョンを作成します。ここで作成したバージョンはドラフト版です。申請で利用できるようにするためには、後述する有効化を行う必要があります。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧からバージョンを作成したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン新規作成ボタンをクリックし、バージョン作成画面を開きます。

以下の項目を入力します。

項目設定値
バージョン名必須項目です。
任意の名前を入力します。この値が申請時に表示されます。
申請データの経費申請プロセス Ver.001
説明バージョンの説明を入力します。
この項目は、プロセス管理画面でのみ表示されます。
バージョン001です。2016/04/01から2017/03/31まで使用できます。
申請条件

このバージョンを使用して申請を行う際の条件を登録します。条件に合致しない場合は、このバージョンを利用できません。

詳細は後述する条件フィルタの登録を参照してください。

※申請条件フィルターの項目の「現在のユーザ:部署」「現在のユーザ:役職」は、ユーザオブジェクトの標準項目の「部署」「役職」項目で評価されます。

  「スナップショットされる部署・役職情報の取得元の変更(任意)」で設定した値は利用されません。

無条件で申請できます。
申請者

必須項目です。複数の申請者を選択できます。
このバージョンを利用して申請を行うことができる申請者を設定します。

全てのユーザが申請出来るようにするには選択リストから「公開グループ」をクリックし「公開グループ:すべての内部ユーザ」を設定してください。

ユーザ:田中 太郎
ロール:営業部
申請画面の姓名・部署・役職情報

申請時に保持する申請者の姓名、部署、役職情報に関する設定です。申請時のスナップショットに利用します。

いずれの場合も姓名・部署・役職情報を自動的に取得して入力します。(「スナップショットされる部署、役職情報の変更(任意)」参照)

その後任意に編集できるかどうかを設定により選択できます。

  • 操作時の姓名・部署・役職とする

操作者はこれらの項目に対して編集を行えません。

  • 操作時に入力可能とする

操作者はこれらの項目に対して編集することが可能です。

操作時の姓名・部署・役職とする

承認画面の姓名・部署・役職情報

承認画面で行う操作時に保持する承認者の姓名、部署、役職情報に関する設定です。承認時のスナップショットに利用します。

いずれの場合も姓名・部署・役職情報を自動的に取得して入力します(「スナップショットされる部署、役職情報の変更(任意)」参照)

その後任意に編集できるかどうかを設定により選択できます。

  • 操作時の姓名・部署・役職とする

操作者はこれらの項目に対して編集を行えません。

  • 操作時に入力可能とする

操作者はこれらの項目に対して編集することが可能です。

 操作時の姓名・部署・役職とする
申請可能期間このバージョンを利用して申請を行うことができる期間を入力します。2016/04/01 00:00 - 2017/04/01 00:00
申請承認時の表示メッセージ申請時 及び 承認時に表示されるメッセージを入力します。
主に申請者、承認者へ注意を促したい時などに使用してください。
経費の事由欄が入力されていることを必ず確認してください。
ステップ必須項目です。複数のステップを登録できます。
ここではステップの内容(承認者の設定、承認条件など)のみを登録します。ステップの流れる順番については、次の 遷移 で登録します(遷移で使用されなかったステップがある場合、エラーとして表示します)。
各ステップの登録については後述します。
営業部の承認
営業部長の承認
遷移

必須項目です。複数の遷移を登録できます。

申請から承認までのステップの流れを登録します。遷移元ステップ と 遷移先ステップ を指定し、フローを構築します。

流れを分岐させる場合は、1つの遷移元ステップから複数の遷移先への遷移を登録します(この場合は、登録順に従い遷移条件が評価され、遷移条件に合致したステップに遷移することになります)。流れを合流させる場合は、複数の遷移元ステップから1つの遷移先ステップへの遷移を登録します。

各遷移の登録については後述します。

※申請直後に承認となるような遷移がある時、バージョンを保存できません。

※遷移は、同じステップを2度通るような遷移は指定できません(ループしないように構築する必要があります)。

※申請から始まらないフローを構築することは可能ですが、一度も使用されないステップが作成されることになりますので推奨しません。

※承認で終わらないフローを構築することも可能ですが、必ず却下されるフローとなりますので推奨しません。

申請 → 営業部の承認
営業部の承認 → 営業部長の承認
営業部長の承認 → 経理部長の承認 (金額 > 100,000)
営業部長の承認 → 承認
経理部長の承認 → 承認
項目自動更新

申請時 及び 承認時の任意のタイミングで、申請対象のデータの項目に対して任意の値を登録することができます。

・申請時

・ステップの承認時 (※それぞれのステップに個別に設定可能です)

・ステップの却下時 (※それぞれのステップに個別に設定可能です)

・最終承認時

・最終却下時

・取消時

各項目自動更新の登録については後述します。

※Salesforce標準のトリガー、ワークフロールール、項目自動更新が申請対象オブジェクトに既に設定されている場合、意図した更新内容と実際に行われた更新が異なる場合があります。

本機能をご利用になる場合、既に設定されている設定をよく確認した上でご利用ください。

「経理部長の承認」ステップの承認時に、Notes項目に"経理部承認済"を設定

回覧設定

申請時 及び 承認時の任意のタイミングで、申請対象のデータに対して回覧者を登録することができます。

◆回覧タイミング --- 回覧を設定可能になるタイミングを選択します。

・申請時

・ ステップ承認時

◆割り当て方法 --- 回覧者に割り当て方法を選択します

・次のユーザに自動的に割り当てます

・回覧者を手動で選択する

・Apexクラスを使用して回覧者を割り当てます


※回覧設定を行った申請では、申請後に回覧者の追加が可能です。


対象レコードのロック

対象レコードのロック設定を選択します。

・対象レコードを申請時にロックします(デフォルト)
 申請時に対象レコードと添付ファイルがロックされます。

・対象レコードを最終承認時にロックします
 最終承認時に対象レコードと添付ファイルがロックされます。

・対象レコードを申請時にロックし、最終承認時にアンロックします
 申請時に対象レコードと添付ファイルがロックされ、最終承認時にロックが解除されます。

・対象レコードをロックしません
 対象レコードと添付ファイルがロックされません。すでにロック中であってもロックの解除は行いません。


※申請データとその添付ファイルに関しては、ロック中は対象レコードに対する権限に関わらずmitocoからは編集、削除ができなくなります。

※添付ファイルのロックは申請データ~申請データ5を対象オブジェクトとしているプロセスの場合に適用されます。

※ロックされている場合も、Salesforce標準画面からは「すべて変更」権限があれば申請データのレコードの編集/削除ができ、

 「参照」以上の権限があれば添付ファイルの追加/編集/削除ができます。

※ロックされていても項目自動更新による申請データの更新は可能となります。

対象レコードを申請時にロックします

添付ファイルのロック設定を選択します。(対象オブジェクトが申請データ~申請データ5のいずれかのプロセスの場合のみ設定が可能)

・最終承認されるまでロック中でも添付ファイルの新規追加をできるようにします。
 対象の申請データのレコードがロック中であっても添付ファイルの新規追加が可能となります。
 ただし、最終承認まで行われたのちは新規追加もできなくなります。


※この設定がオンでも対象の申請データのレコードがロック中の場合、添付ファイルのバージョンアップや削除はできません。

※この設定にかかわらず対象の申請データのレコードがロック中でも、添付ファイルのプレビューやダウンロードは可能です。

[v]最終承認されるまでロック中でも添付ファイルの新規追加をできるようにします。
自動承認

「1度でも承認したユーザが、以降のステップで承認者となっているステップは自動で承認済みにします」をチェックすると、

過去のステップにて承認した承認者の操作を、以降のステップでは自動で承認として処理します。

[v]1度でも承認したユーザが、以降のステップで承認者となっているステップは自動で承認済みにします

再申請

「申請が承認済の時、再申請ができるようにします」をチェックすると、

最終承認済みとなった申請について、再申請を行うことができます。この設定に関わらず、却下済みや取消済みの場合は再申請が可能です。

この設定が有効となっている承認プロセスで承認済となると、その申請データは再申請ができなくなります。

Ver.11よりも前のVerを利用して作成したプロセスは再申請ができる設定になっています。

[v]申請が承認済の時、再申請ができるようにします
申請の取消

申請者がこのバージョンで申請を行った時、取消可能かどうか設定します。 

・承認前取消可能(デフォルト)

 申請後、全ての承認者が「未承認」の時のみ取消可能となります。

 ※申請後、空ステップがある場合も全ての承認者が「未承認」であれば取消可能となります。

・承認後取消可能

 申請後、申請が「未承認」の状態にある限り取消可能となります。

・取消不可

 申請者は申請を取消できません。

承認前取消可能

ステップの登録

  1. ステップを登録します。
    1. ステップ追加をクリックしステップ登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目選択値
      承認ステップ名

      必須項目です。

      任意の名前を入力します。

      営業部の承認
      説明ステップの説明を入力します。

      この項目は、プロセス管理画面でのみ表示されます。

      営業部メンバーの過半数の承認が必要です。

      承認プロセス編集

      申請時、承認時にこのステップの編集を申請者、承認者に許可します。

       デフォルト値はチェックなし

      この設定を有効にすると以下設定になります。

       ・割当方法:「申請者が承認者を手動で選択する」

       ・空ステップ:「空ステップに指定することを許可」

      ・ステップの回覧設定が有効な場合「回覧者を手動で選択する

      ※条件分岐がある承認プロセスでは使用できません。

      [v]このステップを編集することを許可する
      初期値を設定する

      ステップの初期値を選択します。

      承認プロセス編集が有効な場合のみ指定可能です。

      ・初期値を設定しない(デフォルト)

        初期値を設定しません。

      ・このステップの承認者を設定する。

             後述の承認者項目にて、承認者の初期値を指定します。

      ・このステップを空ステップとする

             空ステップを初期値として指定します。

      このステップの承認者を設定する
      割当方法承認者の割り当て方法を選択します。

      ・次のユーザに自動的に割り当てます(デフォルト)

        後述の承認者項目にて、承認者を指定します。

      ・申請者が承認者を手動で選択する

        申請者およびステップの最終承認者が次ステップの承認者を指定します。

              ※承認プロセス編集が有効な場合は固定になります。

      ・選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てます

        後述のユーザ項目にて、選択した項目に関連付けされたユーザを承認者として自動的に指定します。

      ・Apexクラスを使用して承認者を割り当てます

        作成したApexクラスを指定することで、組織独自のロジックで承認者を割り当てます。

        Apexクラスの記述方法については 承認者割当で使用するApexクラスを作成 をご参照ください。

      次のユーザに自動的に割り当てます
      ユーザ項目

      割当方法で【選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。

      ※ユーザ項目に関しては、利用にあたって 8.ユーザ階層項目の設定(任意)を参照してください。

      マネージャ
      承認者

      割当方法で【次のユーザに自動的に割り当てます】を選択した場合、必須項目です。複数の承認者を選択できます。

      このステップの承認を行うユーザを指定します。複数の承認者を選択した場合は承認条件を選択してください。

      ロール:営業部
      Apexクラス割当方法で【Apexクラスを使用して承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。 作成したApexクラス名を指定します。組織に名前空間が設定されている場合は、【名前空間名】.【クラス名】 の形式で指定してください。ABC.ApproversSelector
      承認条件

      承認者が複数存在する場合に、承認と判定する条件を選択してください。

      ※ 割当方法で【申請者が承認者を手動で選択する】を選択した場合、承認条件の指定のタイミングが選択できます。

      ・「承認条件を指定する」をチェックする場合、プロセス管理者が承認条件を指定します。

      ・「承認条件を指定する」をチェックしない場合、申請者およびステップの最終承認者が申請・承認時に次ステップの承認条件を指定します。

      選択した承認者の内 過半数 の承認を得る必要がある。
      代理承認「代理承認者もこの申請を承認可能にする」をチェックすると、承認者として設定したユーザに代理承認者が設定されている場合、その代理承認者も承認者として操作することが可能になります。

      代理承認が有効でも、承認者に代理承認者を設定されていなければ、代理承認機能は利用できません。

        また、代理承認が無効の場合、承認者に代理承認者を設定されていても、代理承認者は承認できません。

      [v]代理承認者もこの申請を承認可能にする
      強制承認「このステップが承認となる時、最終承認とすることを許可する。」をチェックすると、強制承認が許可されます。 強制承認が許可されたステップの承認画面には、チェックボックス「このステップの承認に伴い、申請を承認する」が表示され、チェックした状態で承認処理を行うと申請を強制的に承認します(フローの途中であっても強制的に承認状態になります)。[v]このステップが承認となる時、最終承認とすることを許可する。
      空ステップ

      「空ステップに指定することを許可する」をチェックしたステップは、申請者や承認者が空ステップとしてステップを飛ばすことができます。

      ※空ステップを許可したステップが1つ以上存在する場合は、下記の機能は利用できません。

       ・自動承認機能

       ・承認者割り当てで「ユーザ階層項目」を選択(空ステップを許可したステップに限らず)

      承認プロセス編集が有効な場合は固定になります。

      [v]空ステップに指定することを許可する。
    3. 確定ボタンをクリックします。


遷移の登録

  1. 遷移を登録します。
    1. 遷移追加をクリックしステップ登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目設定値
      遷移元ステップ遷移元となるステップを選択します。営業部長の承認
      遷移先ステップ遷移先となるステップを選択します。経理部長の承認
      遷移条件遷移の条件を指定します。
       ・無条件で遷移します:必ずこの遷移が実行されます
       ・次の条件に一致する場合に遷移します:後述する条件フィルタの内容に合致する場合のみこの遷移が実行されます
         遷移元ステップの承認時に、この条件が評価されます。
         条件に合致しない場合は遷移先ステップに遷移せず、次の遷移の遷移条件が評価されます。
         全ての遷移が条件に合致しない場合、申請は却下されます。
         条件フィルタの登録がない場合は無条件で遷移します。
      後述する条件フィルタの登録を参照してください。
      次の条件に一致する場合に遷移します
    3. 確定ボタンをクリックします。


条件フィルタの登録

  1. 条件フィルタの登録
    1. フィルタを追加ボタンをクリックし、条件フィルタの登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目選択値
      項目必須項目です。
      申請対象のオブジェクト項目を選択します。
      ※申請データ オブジェクトの項目「申請フォーム」は、ここでは「レコードタイプ」と表示されます。
      金額
      演算子必須項目です。
      オブジェクト項目をフィルタリングする条件となる演算子を選択します。
      >
      オブジェクト項目と比較する閾値を設定します。
      ※時間型の項目を指定した場合は、HH:mm:ss.SSSの形式で入力してください。
      ※選択リスト、選択リスト(複数選択)の項目を指定した場合は、選択リスト値のAPI参照名で入力してください。
      100,000
    3. 確定ボタンをクリックします。なお、複数の条件を設定した場合は、すべての条件を満たす場合に真となります(AND条件)。


項目自動更新の登録

  1. 項目自動更新の登録
    1. 項目自動更新設定追加ボタンをクリックし、項目自動更新の登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目設定値
      更新タイミング

      必須項目です。
      以下の中から項目自動更新を行うタイミングを選択します。
      ・申請時
        申請を行った時に実行されます
      ・ステップ承認時
        ステップが承認になる時 または 自動承認、強制承認でステップが承認になる時に実行されます
      ・ステップ却下時
        ステップが却下になる時 または 差戻しを行った時に実行されます
      ・最終承認時
        申請が「承認済」になる時に実行されます
      ・最終却下時
        申請が「却下済」になる時に実行されます
      ・取消時

        申請が「取消済」になる時に実行されます
      ステップ承認時
      対象ステップ更新タイミングで【ステップ承認時】または【ステップ却下時】を選択した場合、必須項目です。
      既に登録済のステップから、どのステップの承認 または 却下時に項目自動更新を行うかを選択します。
      経理部長の承認
       更新方法必須項目です。
      以下のどちらの方法で項目自動更新を行うかを選択します。
      ・固定値で更新
        画面に入力した値を任意の項目に設定します。対象の項目に既に値が設定されている場合、上書きされます。
        日付 または 日付/時間 項目のみ、実際に処理を行った時間を設定できます。
      ・Apexクラス呼び出し
        作成したApexクラスを指定することで、固定値では表現できない値での更新が可能となります。
        Apexクラスの記述方法については 項目自動更新で使用するApexクラスを作成
      ご参照ください。

        ※バージョンの設定で自動承認を設定している場合、Apexクラスによる項目自動更新はご利用いただけません。

      固定値で更新
      対象項目

      更新方法で【固定値で更新】を選択した場合、必須項目です。
      申請対象のオブジェクト項目を選択します。

      ※遷移条件で指定している項目を更新すると意図した動作にならないことがございます。ご注意ください。
      ※申請データ オブジェクトの項目「申請フォーム」は、ここでは「レコードタイプ」と表示されます。

      Notes
      更新する値

      オブジェクト項目に設定する値を入力します。 
      更新対象項目が以下の場合は、入力内容にご注意ください 。

      【選択リスト、複数選択リスト】
       ・項目に定義された値を入力して下さい(リストに存在しない値を入力しないでください。)
        不正な値を入力した場合、更新の実行時に「項目自動更新で指定されている項目の更新に失敗しました」エラーとなり申請・承認操作が失敗します。
       ・複数選択リストの場合、値と値の間に半角セミコロン「;」を入力してください。
        (例)「タクシー」「新幹線」という項目を選択した状態で更新したい場合、「タクシー;新幹線」と入力する。

      【チェックボックス】
       ・チェックありは「true」、チェックなしは「false」と入力してください。

      【リッチテキスト】
       本機能を用いたHTMLタグを含む内容の更新は、結果を参照する際に意図した表示とならない場合があります。

      経理部承認済
      Apexクラス名

      割当方法で【Apexクラスを使用して承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。
      作成したApexクラス名を指定します。
      組織に名前空間が設定されている場合は、【名前空間名】.【クラス名】 の形式で指定してください。

      ※指定したApexクラスの処理で、遷移条件で指定している項目を更新した場合、意図した動作にならないことがございます。ご注意ください。

      ABC.FieldUpdater
    3. 確定ボタンをクリックします。なお、一度のタイミングに複数の項目自動更新を設定した場合※には、各タイミングごとに以下の順序で実行されます。
      固定値での更新(画面登録順) ⇒ Apexクラス呼び出しでの更新(画面登録順)
      ※各タイミングごとに、設定可能な項目自動更新の設定上限は40件となります。
      ※同一のタイミングで、同一の項目に対する更新を行うような設定は保存できません。
       例えば、「ステップAの承認時に項目Xに対して、123という値にする」という設定と、
           「ステップAの承認時に項目Xに対して、456という値にする」という設定を同時に適応させることはできません。


回覧設定の登録

  1. 回覧設定の登録
    1. 回覧設定追加ボタンをクリックし、回覧設定の登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目選択値
      回覧タイミング必須項目です。
      以下の中から回覧確認の依頼を行うタイミングを選択します。
      ・申請時
        申請を行った時に回覧者に確認を依頼します
      ・ステップ承認時
        ステップが承認になる時、強制承認でステップが承認になる時に回覧者に確認を依頼します
      申請時
      割り当て方法

      必須項目です。 

      ・次のユーザに自動的に割り当てます(デフォルト)   

        後述の回覧者項目にて、回覧者を指定します。

      ・回覧者を手動で選択する   

        申請者およびステップの最終承認者が回覧者を指定します。 

             ※対象のステップが承認プロセス編集が有効な場合は固定になります。

      ・Apexクラスを使用して回覧者を割り当てます   

        作成したApexクラスを指定することで、組織独自のロジックで回覧者を割り当てます。

        Apexクラスの記述方法については 回覧者割当で使用するApexクラスを作成 をご参照ください。

      回覧者を手動で選択する
      回覧者

      割当方法で【次のユーザに自動的に割り当てます】を選択した場合、必須項目です。複数の回覧者を選択できます。
      指定した回覧タイミングで回覧を行うユーザまたはロール、グループを指定します。

      ※最大で100人まで回覧可能です。(ロール、グループで指定した場合はメンバの人数の合計)

       申請、承認処理の際に、回覧者が100人を超えていた場合に回覧なしで処理を続行するか、処理中断するかを選択することができます。

      ※ロール、グループが選択できるのは割当方法が「次のユーザに自動的に割り当てます」選択時のみになります。

       回覧者を後から追加する場合や、回覧者を手動で選択する場合は、ユーザのみが選択できます。

      ユーザ:回覧太郎

      公開グループ:営業部

      ロール:部長

      Apexクラス

      割当方法で【Apexクラスを使用して承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。 

      作成した回覧者割り当て用のApexクラス名を指定します。

      組織に名前空間が設定されている場合は、【名前空間名】.【クラス名】 の形式で指定してください。

      ABC.CirculatorsSelector
    3. 確定ボタンをクリックします。なお、同一タイミングで複数回覧設定を行うことはできません。
      ※回覧タイミングと対象ステップの組み合わせが重複することはできません。
      ※自動承認を許可している場合、割り当て方法に関わらず回覧の設定はできません。

  2. 保存ボタンをクリックします。

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