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目次

 

利用にあたって

文書管理を利用するにあたり、以下の管理を行います。

名前
利用可能ユーザ
説明
ライブラリ設定システム管理者のみ

文書管理で使用する「ライブラリ」の作成・情報表示・編集・削除が可能です。

文書管理を利用するにあたり、「ライブラリ」を作成する必要があります。

「ライブラリ」に対し、権限を付与しアクセス制御を行うことも可能です。

アクセス権限一括更新システム管理者のみ

文書管理で使用する「ライブラリ」の所有者の変更が可能です。

文書管理で使用する「ライブラリ」・「フォルダ」のアクセス権限を一括で更新することが可能です。

使用目的についてはアクセス権限一括更新とは参照

リンクを使用した共有を利用する場合

リンクを使用した共有を利用する場合、下記手順によるSalesforceの設定と、プロファイルもしくは権限セットの設定が必要です。

Salesforceの設定

  1. 設定メニューのクイック検索に「コンテンツ配信と公開リンク」を入力し、「コンテンツ配信と公開リンク」メニューをクリックします。
  2. コンテンツ配信機能をユーザに対して有効化可能」にチェックがついていることを確認します。(ついていない場合は編集ボタンを押下しチェックしてください。)

プロファイルもしくは権限セットの設定

  1. リンクを使用した共有を利用するユーザのプロファイル、もしくは権限セットを表示します。
  2. システム権限にある「コンテンツ配信の作成」にチェックがついていることを確認します。(ついていない場合は編集ボタンを押下しチェックしてください。)
    「コンテンツ配信の作成」は、プロファイルか権限セットのどちらかでチェックされていると、リンクを使用した共有が利用できます。

 

ライブラリを作成する

[文書管理] > ライブラリ設定

ライブラリを登録します。

ライブラリはシステム管理者のみがメンテナンス可能な文書管理のフォルダ構成の最上位階層です。

  1. [新規]ボタンをクリックします。
  2. 必須項目(が付いている項目)を入力します。
  3. [保存]ボタンを押します。

※ライブラリ数には上限があります。すでに上限に達している場合は新規にライブリの作成はできません。 【各上限値について】

項目説明

名前
説明
ライブラリ名()

ライブラリ名を設定します。

※重複する名前は使用できません。

※ライブラリ名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(ナビ)が表示できなくなる場合があります。

説明

ライブラリの説明を設定します。

※登録した説明はライブラリ一覧に表示されます。

デフォルト表示

MyView登録画面で初期表示させたい場合はチェックを入れます。

チェックを入れない場合はMyView登録画面の初期表示時にはそのライブラリは表示されませんが、検索を行うことで選択することが可能です。

アクセス制御

作成するライブラリに付与するアクセス権限を設定します。アクセス権限を設定できるのは以下のいずれかになります。

  • ロール(下位ロールを含んでのロール指定はできません。)
  • ユーザ
  • 公開グループ

付与できる権限は以下のいずれかになります。

  • 読み取り専用
     ライブラリを参照することができます。
  • 書き込み可
     ライブラリの配下にフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりリッチテキストを登録することができます。
     ※ライブラリ自体のメンテナンスはできません。

アクセス権限の設定手順は以下の通りです。

  1. [追加]をクリックする。
  2. 付与するロール/ユーザ/公開グループを選択し、[追加]をクリックする。
  3. 「アクセス権限」で、[読み取り専用]または、[書き込み可]を指定する。
  4. 削除したい権限は[削除]ボタンを押します。

 

※アクセス権限を設定せずにライブラリを登録するとシステム管理者のみがアクセス可能となります。

※アクセス権限の設定数には上限がありますので、多くなる場合はロールや公開グループを使用するようにしてください。

※任意のロール&下位ロールをメンバーとするグループに[書き込み可]のアクセス権限を付与した場合でも、下位ロールのメンバーはそのライブラリでフォルダの作成・編集ができません。アクセス権限を付与したいユーザを個別に指定するようにしてください。

 現在設定中のアクセス権限数は、「アクセス制御」の右側に表示されます。【各上限値について】

ライブラリの情報を確認する

[文書管理] > ライブラリ設定

ライブラリ配下のすべてのフォルダ数とファイル数を確認することができます。

  1. [キーワード]に確認したいライブラリ名を入力後、[検索]ボタンをクリックします(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。

    ※キーワードはライブラリ名の部分的なものでも検索可能です。複数キーワードでの検索はできません。

  2. [情報]リンクをクリックします。

項目説明

名前説明
ライブラリ名現在のライブラリ名を表示します
ライブラリ配下のすべてのフォルダ数

ライブラリ配下のすべてのフォルダ数を表示します。

分母はライブラリ配下のすべてのフォルダの作成上限となります。【各上限値について】

ライブラリ配下のすべてのファイル数

ライブラリ配下のすべてのファイル数を表示します。

分母はライブラリ配下のすべてのファイルの作成上限となります。【各上限値について】

更新ボタンライブラリ名・ライブラリ配下のすべてのフォルダ数・ライブラリ配下のすべてのファイル数を最新の情報に更新します。

ライブラリを編集する

[文書管理] > ライブラリ設定

ライブラリを編集します。

編集したいライブラリはライブラリ一覧画面にて検索して探します。

  1. [キーワード]に編集したいライブラリ名を入力後、[検索]ボタンをクリックします(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。
    ※キーワードはライブラリ名の部分的なものでも検索可能です。複数キーワードでの検索はできません。
  2. [編集]リンクをクリックします。
  3. 変更したい内容を入力します。(必須項目(が付いている項目)はブランクには変更できません。)
  4. [保存]ボタンを押します。

項目説明

名前
説明
ライブラリ名()

ライブラリ名を設定します。

※重複する名前は使用できません。

※ライブラリ名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(ナビ)が表示できなくなる場合があります。

説明

ライブラリの説明を設定します。

※登録した説明はライブラリ一覧に表示されます。

デフォルト表示

MyView登録画面で初期表示させたい場合はチェックを入れます。

チェックを入れない場合はMyView登録画面の初期表示時にはそのライブラリは表示されませんが、検索を行うことで選択することが可能です。

アクセス制御

[アクセス権を変更する]にチェックを入れることで変更が可能になります。

アクセス権を変更する際の注意点

  • アクセス権限を変更してライブラリを保存すると、そのライブラリ配下に登録されているフォルダやファイルのアクセス権限も
    すべて同じ内容に変更されます。
  • ライブラリ配下に登録されているフォルダの数(アクセス権限の数)によっては変更ができない場合があります。

作成するライブラリに付与するアクセス権限を設定します。アクセス権限を設定できるのは以下のいずれかになります。

  • ロール(下位ロールを含んでのロール指定はできません。)
  • ユーザ
  • 公開グループ

付与できる権限は以下のいずれかになります。

  • 読み取り専用
     ライブラリを参照することができます。
  • 書き込み可
     ライブラリの配下にフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりリッチテキストを登録することができます。
     ※ライブラリ自体のメンテナンスはできません。

アクセス権限の設定手順は以下の通りです。

  1. [追加]をクリックする。
  2. 付与するロール/ユーザ/公開グループを選択し、[追加]をクリックする。
  3. 「アクセス権限」で、[読み取り専用]または、[書き込み可]を指定する。
  4. 削除したい権限は[削除]ボタンを押します。
    ⇒アクセス権限の追加や削除は[保存]ボタンを押すまで実際には反映はされません。

※アクセス権権限の設定数には上限がありますので、多くなる場合はロールや公開グループを使用するようにしてください。

※任意のロール&下位ロールをメンバーとするグループに[書き込み可]のアクセス権限を付与した場合でも、下位ロールのメンバーはそのライブラリでフォルダの作成・編集ができません。アクセス権限を付与したいユーザを個別に指定するようにしてください。

 現在設定中のアクセス権限数は、「アクセス制御」の右側に表示されます。

 【各上限値について】

ライブラリを削除する

[文書管理] > ライブラリ設定

ライブラリを削除します。

削除したいライブラリはライブラリ一覧画面にて検索して探します。

  1. [キーワード]に削除したいライブラリ名を入力後、[検索]ボタンをクリックします(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。
    ※キーワードはライブラリ名の部分的なものでも検索可能です。複数キーワードでの検索はできません。
  2. [削除]リンクをクリックします。

以下の場合はライブラリの削除を行うことができません。

  • ライブラリの配下にフォルダやファイル、リッチテキストの登録がある場合
  • 対象のライブラリが大勢のユーザのMyViewに登録されている場合 【各上限値について】

ダッシュボード

ダッシュボードとは

ダッシュボード画面では

 ・現在登録中のライブラリ数

 ・Salesforce組織のデータストレージの使用量

 ・Salesforce組織のファイルストレージの使用量

を確認することができます。

ダッシュボード画面を確認する

[文書管理] > ライブラリ設定

ダッシュボード画面で各種情報を確認します

  1. [ダッシュボード]ボタンをクリックします。

項目説明

名前説明
ライブラリ数現在登録中のライブラリ数と作成可能なライブラリ数が表示されます。【各上限値について】
データストレージ

Salesforce組織のデータストレージの使用量と最大量が表示されます。

フォルダやファイル、リッチテキストを作成すると使用量が増加します。

※文書管理以外のmitocoアプリやSalesforce標準画面で作成したデータもデータストレージの集計対象となります。

ファイルストレージ

Salesforce組織のファイルストレージの使用量と最大量が表示されます。

ファイルやリッチテキストの添付ファイルをアップロードすると使用量が増加します。

※文書管理以外のmitocoアプリやSalesforce標準画面でアップロードしたファイルもファイルストレージの集計対象となります。

更新ボタンライブラリ数・データストレージ・ファイルストレージを最新の情報に更新します。

アクセス権を一括更新する

アクセス権限一括更新とは

アクセス権限一括更新機能では、

 ・ライブラリの所有者を変更

 ・ライブラリ・フォルダのアクセス権を一括更新

 ・アクセス権限一括更新の結果を確認

する機能があります。

アクセス権限一括更新機能にてライブラリの所有者の変更やライブラリ・フォルダのアクセス権を一括更新する場合、

保存ボタンをクリックすると保存処理の予約だけ行い、実際の保存処理は待たずに一覧画面に遷移します。(保存処理をバッチ処理に依頼しているため)

また、保存処理に失敗した場合でも画面にエラーメッセージが表示されることはありません。

そのため、アクセス権限一括更新結果確認画面で保存処理の結果を確認する必要があります。

 

アクセス権限一括更新機能利用イメージ

シチュエーション

状態

回避策
ライブラリ作成ユーザ(システム管理者)を無効ユーザにする対象のライブラリ配下にはフォルダを作成できなくなるアクセス権限一括更新画面で所有者を変更する
ライブラリ作成ユーザ(システム管理者)を一般ユーザに変更する一般ユーザとなったライブラリ作成ユーザはそのライブラリ配下のすべてのフォルダ、ファイルに対し編集権を保持してしまうアクセス権限一括更新画面で所有者を変更する

配下のフォルダやアクセス権が多すぎて、ライブラリ編集やフォルダ編集画面にてアクセス権を変更できない

ライブラリ編集画面やフォルダ編集画面で保存ができない

「編集対象の共有設定が多すぎるため、保存できません。」

アクセス権限一括更新画面でアクセス権を変更する


ライブラリの所有者を変更する

[文書管理] > アクセス権限一括更新

ライブラリの所有者を変更します。

文書管理機能ではライブラリやフォルダの所有者は意識せずに利用することができますが、

ライブラリを作成したユーザが無効ユーザとなった場合、もしくはシステム管理者でなくなった場合、そのライブラリ配下には新たにフォルダを作ることができなくなります。

そのような場合は本機能を使用してライブラリの所有者を変更してください。

所有者を変更すると配下のすべてのフォルダの所有者も変更されます。

※アクセス権で個別に指定しているユーザを所有者にすることはできないため、アクセス権の設定も同時に行う必要があります。

※所有者の変更はライブラリのみ可能で、フォルダやファイルの所有者を個別に変更することはできません。

  1. [キーワード]に編集したいライブラリのキーワードを入力後、[検索]ボタンをクリックします(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。
    キーワードを使用して以下を検索することができます。
      ・ライブラリのId    : 完全一致のみ
      ・ライブラリ名       : 部分的なものでも検索可能

      ・ライブラリの説明     : 部分的なものでも検索可能
      ・ライブラリの所有者名   : 部分的なものでも検索可能
      ※複数キーワードでの検索はできません。

      ※ライブラリの場合のみ名前の先頭に[L]が表示されます。
  2. [編集]リンクをクリックします。
  3. 所有者を変更するにチェックを入れ、変更したいユーザを選択します。
  4. アクセス制御のユーザ指定に所有者を変更するユーザが含まれていないことを確認します。
    含まれている場合は[削除]ボタンをクリックし除外します。(もしロールや公開グループに対象ユーザが含まれていても削除する必要はありません)
  5. [保存]ボタンをクリックします。

項目説明

名前

説明

所有者()

リストには現在の所有者以外のシステム管理者が表示されています。変更したいユーザを選択します。

※アクセス制御のユーザ指定で選択済みのユーザは使用できません。

 所有者を変えるか、アクセス制御から削除してください。

アクセス制御

編集するライブラリに付与するアクセス権限を設定します。アクセス権限を設定できるのは以下のいずれかになります。

  • ロール(下位ロールを含んでのロール指定はできません。)
  • ユーザ
  • 公開グループ

付与できる権限は以下のいずれかになります。

  • 読み取り専用
     ライブラリを参照することができます。
  • 書き込み可
     ライブラリの配下にフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりリッチテキストを登録することができます。
     ※ライブラリ自体のメンテナンスはできません。

アクセス権限の設定手順は以下の通りです。

  1. [追加]をクリックする。
  2. 付与するロール/ユーザ/公開グループを選択し、[追加]をクリックする。
  3. 「アクセス権限」で、[読み取り専用]または、[書き込み可]を指定する。
  4. 削除したい権限は[削除]ボタンをクリックします。

 

※アクセス権限を設定せずにライブラリを登録するとシステム管理者のみがアクセス可能となります。

※アクセス権限の設定数には上限がありますので、多くなる場合はロールや公開グループを使用するようにしてください。

※任意のロール&下位ロールをメンバーとするグループに[書き込み可]のアクセス権限を付与した場合でも、下位ロールのメンバーはそのライブラリでフォルダの作成・編集ができません。アクセス権限を付与したいユーザを個別に指定するようにしてください。

 現在設定中のアクセス権限数は、「アクセス制御」の右側に表示されます。 【各上限値について】

 

ライブラリ・フォルダのアクセス権を一括更新する

[文書管理] > アクセス権限一括更新

ライブラリ・フォルダのアクセス権を変更します。

ライブラリ編集画面やフォルダ編集画面でもアクセス権の変更は可能ですが、配下のフォルダ数や権限数が多いことが原因で保存できない場合があります。

そのような場合は本機能を使用してライブラリ・フォルダのアクセス権を変更してください。本機能では配下のフォルダ数や権限数が原因で保存できないことはありません。

アクセス権を変更するとそのライブラリ・フォルダの配下のすべてのフォルダ、ファイルのアクセス権が同じ内容で更新されます。

  1. [キーワード]に編集したいライブラリ・フォルダのキーワードを入力後、[検索]ボタンをクリックします(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。
    キーワードを使用して以下を検索することができます。
      ・ライブラリ・フォルダのId    : 完全一致のみ
      ・ライブラリ・フォルダ名       : 部分的なものでも検索可能
      ・ライブラリ・フォルダの説明     : 部分的なものでも検索可能
      ・ライブラリ・フォルダの所有者名   : 部分的なものでも検索可能
      ※複数キーワードでの検索はできません。

      ※ライブラリの場合のみ名前の先頭に[L]が表示されます。
  2. [編集]リンクをクリックします。
  3. アクセス権を変更するにチェックを入れ、アクセス権を入力します。
  4. [保存]ボタンをクリックします。

項目説明

名前

説明

アクセス制御

編集するライブラリ・フォルダに付与するアクセス権限を設定します。アクセス権限を設定できるのは以下のいずれかになります。

  • ロール(下位ロールを含んでのロール指定はできません。)
  • ユーザ
  • 公開グループ

付与できる権限は以下のいずれかになります。

  • 読み取り専用
     ライブラリを参照することができます。
  • 書き込み可
     ライブラリの配下にフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりリッチテキストを登録することができます。
     ※ライブラリ自体のメンテナンスはできません。

アクセス権限の設定手順は以下の通りです。

  1. [追加]をクリックする。
  2. 付与するロール/ユーザ/公開グループを選択し、[追加]をクリックする。
  3. 「アクセス権限」で、[読み取り専用]または、[書き込み可]を指定する。
  4. 削除したい権限は[削除]ボタンをクリックします。

 

※アクセス権限を設定せずにライブラリを登録するとシステム管理者のみがアクセス可能となります。

※アクセス権限の設定数には上限がありますので、多くなる場合はロールや公開グループを使用するようにしてください。

※任意のロール&下位ロールをメンバーとするグループに[書き込み可]のアクセス権限を付与した場合でも、下位ロールのメンバーはそのライブラリでフォルダの作成・編集ができません。アクセス権限を付与したいユーザを個別に指定するようにしてください。

 現在設定中のアクセス権限数は、「アクセス制御」の右側に表示されます。 【各上限値について】

 

アクセス権限一括更新の結果を確認する

[文書管理] > アクセス権限一括更新

アクセス権限一括更新画面での保存処理の結果を確認します。

  1. [結果確認]ボタンをクリックします。

項目説明

名前

説明

Apexクラス(※1)

アクセス権限一括更新画面からは以下の3種類の処理が起動されます。

・DOC_MainteBatchShareDelete:現在のアクセス権を全て削除する処理

・DOC_MainteBatchOwnerUpdate:入力された内容で所有者を変更する処理

・DOC_MainteBatchShareRegist:入力された内容でアクセス権を登録する処理

実行日バッチ処理が実行された日時を表示します。
完了日バッチ処理が完了した日時を表示します。
実行者保存ボタンをクリックしたユーザを表示します。
状況

状況は以下のいずれかとなります。

 ・処理中:バッチ処理中

 ・中断:Salesforceの標準画面から強制的にバッチ処理を中断させた場合

 ・失敗:何かしらのエラーが発生し、処理が正常に完了できなかった

     ⇒詳細は状況の詳細に表示されます。

 ・完了:処理が正常に完了

状況の詳細状況が失敗となった場合に詳細情報を表示します。それ以外の場合は何も表示しません。

※1 Apexクラスについて

 ・「所有者を変更する」にチェックしてアクセス権限の入力がある場合:

  ①DOC_MainteBatchShareDelete

  ②DOC_MainteBatchOwnerUpdate

  ③DOC_MainteBatchShareRegist

  の順で処理を実行します。DOC_MainteBatchShareRegistの状況が「完了」となればすべての処理が正常終了となります。


 ・「所有者を変更する」にチェックしてアクセス権限の入力がない場合:

  ①DOC_MainteBatchShareDelete

  ②DOC_MainteBatchOwnerUpdate

  の順で処理を実行します。DOC_MainteBatchOwnerUpdateの状況が「完了」となればすべての処理が正常終了となります。


 ・「アクセス権を変更する」にチェックしてアクセス権限の入力がある場合:

  ①DOC_MainteBatchShareDelete

  ②DOC_MainteBatchShareRegist

  の順で処理を実行します。DOC_MainteBatchShareRegistの状況が「完了」となればすべての処理が正常終了となります。


 ・「アクセス権を変更する」にチェックしてアクセス権限の入力がない場合:

  ①DOC_MainteBatchShareDelete

  の順で処理を実行します。DOC_MainteBatchShareDeleteの状況が「完了」となればすべての処理が正常終了となります。

 

 もしDOC_MainteBatchOwnerUpdateまたは、DOC_MainteBatchShareRegistの状況が「失敗」となった場合、

 DOC_MainteBatchShareDeleteによって、対象フォルダとその配下の全てのフォルダのアクセス権限は全て削除され、

 システム管理者しかアクセスができない状態となります。

 その場合は、再度アクセス権限一括更新画面より変更を行ってください。

未読既読機能

未読既読機能とは

未読既読機能を有効にすると、以下を利用することができます。

  • ファイルをプレビュー/リッチテキストを閲覧すると既読になる
  • ファイルをバージョンアップ/リッチテキストを編集するとすべてのユーザに対し未読状態となる。
  • メイン画面(一覧、検索結果)にて操作者のファイル/リッチテキストの未読状態が確認できる。
  • メイン画面(一覧)にて表示しているフォルダの配下/直下の未読文書数が確認できる。
  • メイン画面(一覧)にてファイル/リッチテキストを未読にする/既読にすることができる。
  • メイン画面(検索)にて[未読ファイルで絞り込む]オプションを使用して未読ファイルのみ検索できる。

未読既読機能を有効にすると、ファイル数によっては 組織のストレージを圧迫することがあります。ストレージを圧迫した場合は未読既読機能を無効に設定し、既読情報を削除してください。

未読既読機能を設定する

未読既読機能の初期設定は無効になっています。

 未読既読機能を利用するためには、以下の通りに設定を変更してください。

  1. Salesforceにシステム管理者でログインし、Classicの画面に切り替えます。
  2. 設定から[ビルド]にある[開発]→[カスタム設定]をクリックします。
  3. 文書管理設定の[Manage]をクリックします。
  4. 「デフォルトの組織レベルの値」の上にある[新規]ボタンをクリックします。
  5. 既読機能フラグにチェックし、[保存]ボタンをクリックします。

未読既読機能の利用を中止する場合は、以下の通りに設定を変更してください。 

  1. Salesforceにシステム管理者でログインし、Classicの画面に切り替えます。
  2. 設定から[ビルド]にある[開発]→[カスタム設定]をクリックします。
  3. 文書管理設定の[Manage]をクリックします。
  4. 「デフォルトの組織レベルの値」の上にある[編集]又は[削除]ボタンをクリックします。
  5. [編集]ボタンをクリックした場合、既読機能フラグのチェックを外し、[保存]ボタンをクリックします。

※利用を中止しても既読情報は削除されません。 

※未読既読機能の設定は組織全体に適用されます。ユーザごとに設定することはできません。

Ver 5.0.0より前から文書管理を利用されている場合、Ver 5.0.0にアップデートすると未読既読機能が無効になります。引き続き未読既読機能をご利用になる場合は設定を有効にしてください。既読情報は削除されないため既読機能を有効にすれば既読状態が復元されます。

既読情報を削除する

文書管理のすべてのユーザの既読情報を削除することができます。

※未読既読設定が無効の場合のみ削除することができます。

※一度削除した既読情報は復元できません。

  1. Salesforceにシステム管理者でログインし、Classicの画面に切り替えます。
  2. 設定から[ビルド]にある[開発]→[Visualforceページ]をクリックします。
  3. 下図の赤枠のアイコンをクリックし、「DOC_deleteReadWrapper」の画面を表示します。

     
  4. 表示された画面の「削除」ボタンをクリックします。
  5. 確認ダイアログの「OK」ボタンをクリックします。

手順5を行いますと、既読情報の削除作業が行われます。

実行後、処理開始のメッセージが表示されます。文書管理のご利用状況によりますが、1000レコード程であれば数秒で処理は終わります。

なお、処理完了後は手順3の画面が変化しませんので、下記手順で処理が完了していることをご確認ください。

処理状況確認手順

  1. Salesforceの設定から[監視]にある[ジョブ]→[Apex ジョブ]をクリックします。
  2. 「Apexクラス」が「DOC_ReadBatchWrapperDelete」となっている行の「状況」を確認します。

状況が「完了」となっていれば処理が終了しています。

また、「失敗」が0となっていない場合はエラーが発生しています。

エラーが発生した場合は、「状況の詳細」に表示されたメッセージと合わせてサポートセンターにお問い合わせください。

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