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目次

メイン画面を操作する

画面説明

文書管理は下図の画面を表示します。


 

項目説明

番号名前説明

メイン画面(ナビゲーション)

ユーザがアクセス可能なライブラリやフォルダを階層表示することができます。

[File]タブはアクセス可能なライブラリをすべて表示し、[View]タブはMyViewに登録したライブラリを表示します。

メイン画面(一覧)

メイン画面(ナビゲーション)で選択したライブラリまたはフォルダ直下のフォルダ・ファイル・リッチテキストを一覧表示します。

また、フォルダ・ファイル・リッチテキストを新規に作成することができます。

メイン画面(詳細)

メイン画面(一覧)のフォルダ名・ファイル名を選択すると、選択したフォルダ・ファイル・リッチテキストの詳細を確認することができます。

また、公開/非公開や削除といった操作を行うことができます。

メイン画面(検索)

文書管理内のライブラリ・フォルダ・ファイル・リッチテキストに対し、条件を設定して検索を行うことができます。

検索を行うと、下図のようにメイン画面(一覧)・メイン画面(詳細)が消え、メイン画面(検索結果)を表示します。

ライブラリ・フォルダを開く

メイン画面(ナビゲーション)を用いて、ライブラリやフォルダの階層構造から、目的のフォルダを開きます。

[File]タブ、[View]タブの両方で行うことができます。

A.[File]タブの場合

  1. 文書管理を開きます。
    初期表示時のメイン画面(ナビゲーション)はFileタブを表示し、Fileタブはアクセス可能なライブラリをすべて表示します。
  2. フォルダ名のダブルクリックや三角ボタンのクリックを用いて、目的のフォルダまで階層を展開していきます。
  3. 目的のフォルダのフォルダ名を選択すると、メイン画面(一覧)が表示されます。

B.[View]タブの場合

  1. 文書管理を開きます。
  2. メイン画面(ナビゲーション)のViewタブを選択します。
  3. メイン画面(ナビゲーション)に登録したMyView名が表示されます。
    ※MyViewの登録や削除は【MyViewを操作する】を参照してください。
  4. 目的のフォルダが含まれるMyView名をダブルクリックや三角ボタンをクリックし、MyViewに登録したライブラリを展開します。
  5. フォルダ名のダブルクリックや三角ボタンのクリックを用いて、目的のフォルダまで階層を展開していきます。
  6. 目的のフォルダのフォルダ名を選択すると、メイン画面(一覧)が表示されます。

 メイン画面(ナビゲーション)ではフォルダを展開した時点の情報が保持されます。

 自ユーザが同画面内でフォルダを編集すると、階層の再取得が行われ変更がリアルタイムに反映されます。

 他ユーザがライブラリやフォルダを編集してもリアルタイムに変更が反映されません。

 最新の情報に更新するには、ウェブブラウザーの更新ボタンを押し、再び目的のフォルダまで階層を展開する必要があります。

メイン画面(ナビゲーション)では、以下の操作が可能です。

 

項目説明

名前 操作

[File]タブ

[View]タブ

メイン画面(ナビゲーション)に表示する内容を切り替えることができます。

[File]タブ

 アクセス可能なライブラリをすべて表示します。

[View]タブ

 MyViewに登録したライブラリを表示します。

 詳細は【MyViewを操作する】を参照してください。

三角ボタン

直下にフォルダがあると表示されます。

選択したMyView名またはライブラリ、フォルダの直下のフォルダの表示/非表示を切り替えます。

MyView名

MyViewを登録した状態で、[View]タブに切り替えると表示されます。

MyView名をクリックすると、MyViewが選択された状態になり、選択したMyViewに対して検索できるようになります。

MyView名をダブルクリックすると、MyViewに登録したライブラリを表示します。

フォルダ名

クリックすると、メイン画面(一覧)に選択したフォルダ直下のフォルダ・ファイル・リッチテキストを表示します。

ダブルクリックすると、メイン画面(一覧)の表示と直下のフォルダの表示切り替えを行います。

メイン画面(一覧)に表示しているフォルダには、背景色が付きます。

※非公開に設定されたフォルダは、フォルダ名が灰色になります。

ライブラリ・フォルダの内容を確認する

メイン画面(一覧)ではライブラリ・フォルダの内容の確認や、フォルダ・ファイル・リッチテキスの新規作成が可能です。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から一覧を確認したいフォルダを選択します。
  2. メイン画面(一覧)に選択したフォルダ直下のアクセス可能なフォルダ・ファイル・リッチテキストを一覧で確認することができます。
  3. [+]メニューから新しくフォルダ・ファイル・リッチテキストを作成することができます。

 

メイン画面(一覧)に表示する情報は、以下の通りです。

項目説明

 名前 説明
操作[+]メニュー

メイン画面(一覧)に開いているフォルダへのアクセス権限が「書き込み可」に設定されていると表示されます。

また、ライブラリ配下のフォルダ数/ファイル数およびフォルダ直下のフォルダ数/ファイル数によってメニュー内の項目が変わります。【各上限値について】

[リッチテキスト作成]

リッチテキストを登録します。

[ファイルのアップロード]

ファイルをアップロードします。

[フォルダ作成]

フォルダを登録します。

パン屑

メイン画面(一覧)に開いているフォルダの上位階層を表示します。

任意の上位階層の名前をクリックすると、そのフォルダまたはライブラリに遷移します。

[↑]

クリックすると直上のライブラリまたはフォルダに遷移します。
更新ボタン

クリックするとフォルダ直下のフォルダ・ファイル・リッチテキストを最新の情報に更新します。
[未読にする] 

※組織で未読既読機能を使うように設定されている場合のみ利用可能になります【未読既読機能設定について】

フォルダ/ファイル/リッチテキストを1つ以上チェックすると表示されます。

クリックすると、チェックしたファイル/リッチテキストに対し操作者が未読状態となります。

フォルダにチェックを入れてクリックした場合、フォルダ配下のアクセスできるすべてのファイル/リッチテキストに対し操作者が未読状態となります。

[既読にする] 

※組織で未読既読機能を使うように設定されている場合のみ利用可能になります。【未読既読機能設定について】

フォルダ/ファイル/リッチテキストを1つ以上チェックすると表示されます。

クリックすると、チェックしたファイル/リッチテキストに対し操作者が既読状態となります。

フォルダにチェックを入れてクリックした場合、フォルダ配下のアクセスできるすべてのファイル/リッチテキストに対し操作者が既読状態となります。

一覧チェックボックス 

※組織で未読既読機能を使うように設定されている場合のみ利用可能になります。【未読既読機能設定について】

ヘッダのチェックボックスをクリックすると、すべてのチェックボックスにチェックが入ります。

ヘッダのチェックボックのチェックを外すと、すべてのチェックボックスのチェックが外れます。

チェックが1つ以上ある場合に[未読にする][既読にする]ボタンが表示されます。

名前 

フォルダ/ファイル/リッチテキストの名前を表示します。

お気に入りに登録されているファイル/リッチテキストの場合、お気に入りアイコンが表示されます。

リンクを使用した共有が設定されているファイルの場合、共有アイコンが表示されます。

非公開に設定された場合は、名前の文字色が灰色になります。

組織で未読既読機能を使うように設定されている場合、操作者が未読のファイル/リッチテキストは名前が太字で表示されます。

組織で未読既読機能を使うように設定されていない場合、すべてのファイル/リッチテキスト名前が細字で表示されます。

[クリック]

メイン画面(詳細)に情報と操作項目を表示します。

[ダブルクリック]

フォルダの場合、メイン画面(一覧)にそのフォルダ直下のフォルダ/ファイル/リッチテキストを一覧で表示します。

ファイル/リッチテキストの場合、プレビューができます。

作成者 

そのフォルダ/ファイル/リッチテキストを作成したユーザ名が表示されます。

クリックするとユーザ情報がポップアップで表示されます。

最終更新日 

そのフォルダ/ファイル/リッチテキストが最後に更新された日時が表示されます。

破損ファイルは常に空欄となります。

サイズ 

そのファイルのファイルサイズを表示します。

フォルダ/リッチテキスト/破損ファイルは常に空欄となります。

閲覧数 

そのファイル/リッチテキストの閲覧数を表示します。

フォルダ/破損ファイルは常に空欄となります。

お気に入り数 

そのファイル/リッチテキストのお気に入りされている数を表示します。

フォルダ/破損ファイルは常に空欄となります。

[▲][▼] 

各項目の右にある三角形をクリックすることで、並び順が変わります。

▼:降順の状態。この状態でクリックするとリストがその項目の昇順に並べられます。

▲:昇順の状態。この状態でクリックするとリストがその項目の降順に並べられます。

未読文書数 

※組織で未読既読機能を使うように設定されている場合のみ表示されます。【未読既読機能設定について】

直下の未読文書数:ライブラリ/フォルダ直下の未読ファイル/リッチテキスト数が表示されます。

配下の未読文書数:ライブラリ/フォルダ配下の未読ファイル/リッチテキスト数が表示されます。

作成可能数 

作成可能なフォルダ数:メイン画面(一覧)で開いているフォルダに作成可能なフォルダ数が表示されます。

作成可能なファイル数:メイン画面(一覧)で開いているフォルダに作成可能なファイル数が表示されます。

◆破損ファイルについて

以下の場合メイン画面(一覧)のファイル名に「(破損ファイル)」が付与されて表示されます。

  • ファイルアップロード中にウェブブラウザーの更新ボタンのクリックやウェブブラウザーを閉じる
  • Salesforce標準画面の「ファイル」タブより該当ファイルを削除する。

破損ファイルに対し可能な操作はメイン画面(詳細)での削除のみとなり、プレビューはエラーが表示されます。

 ◆閲覧数について

閲覧数は該当ファイル/リッチテキストがプレビューされた回数になります。

以下の場合、閲覧数が増えます。

  • プレビューする(リンク作成画面からのプレビューを除く)。

自分が作成したファイル/リッチテキストをプレビューしても閲覧数は増えます。

以下の場合は閲覧数は増えません。

  • ファイルをダウンロードする。
  • リッチテキストを編集する。
  • ファイルをバージョンアップする。
  • ファイル/リッチテキストの詳細を確認する。

ユーザの権限はく奪やファイル/リッチテキストの移動で閲覧数が変わることはありません。

◆お気に入り数について

お気に入り数は該当ファイル/リッチテキストがお気に入りされている数になります。

以下の場合、お気に入り数が増えます。

  • 自分がお気に入り登録
  • 他人がお気に入り登録

以下の場合、お気に入り数が減ります。

  • 自分がお気に入り解除
  • 他人がお気に入り解除

ユーザの権限はく奪やファイル/リッチテキストの移動でお気に入り数が変わることはありません。

◆作成可能なフォルダ数・ファイル数について

メイン画面(一覧)下部で作成可能なフォルダ数・ファイル数を確認することができます。

表示する作成可能数はライブラリ配下の作成可能数と、フォルダ直下の作成可能数のうち小さい方が表示されます。

各作成可能数は下記のように各上限値から各登録数を引いた値になります。 【各上限値について】

  • ライブラリ配下のフォルダ作成数:ライブラリ配下のすべてのフォルダの作成上限 - ライブラリ配下のすべてのフォルダ数(※1)になります。
  • フォルダ直下のフォルダ作成可能数:フォルダ直下のフォルダの作成上限 - フォルダ直下のフォルダ数(※1)になります。
  • ライブラリ配下のファイル作成数:ライブラリ配下のすべてのファイルの作成上限 - ライブラリ配下のすべてのファイル数(※1)になります。
  • フォルダ直下のファイル作成可能数:フォルダ直下のファイルの作成上限 - フォルダ直下のファイル数(※1)になります。

  ※1:アクセス権限が無いフォルダ/ファイルや破損ファイルも含まれます

ただし、下記場合は例外として作成可能数が0となります。

  • フォルダのアクセス権限が参照の場合:作成可能なフォルダ数・ファイル数は0となります。
  • メイン画面(一覧)で開いているフォルダが10階層目の場合:作成可能なフォルダ数は0となります。

◆未読既読について

未読既読機能は組織で使うように設定されている場合のみ利用可能になります。【未読既読機能設定について】

未読とは、操作者が閲覧したことのない状態のことです。

ファイルのアップロード、リッチテキストの作成直後は全てのユーザが未読状態となります。

以下の操作を行った場合に対象ファイル/リッチテキストに対し既読となります。

  • プレビューする(リンク作成画面からのプレビューを除く)。
  • チェックを入れて[既読にする]ボタンを押す(フォルダにチェックを入れた場合、フォルダ配下のアクセスできるすべてのファイル/リッチテキストが処理対象となります)。

以下の操作を行った場合に対象ファイル/リッチテキストに対し未読となります。

  • チェックを入れて[未読にする]ボタンを押す(フォルダにチェックを入れた場合、フォルダ配下のアクセスできるすべてのファイル/リッチテキストが処理対象となります)。

以下の操作を行った場合に対象ファイル/リッチテキストに対し全てのユーザが未読となります。

  • ファイルをバージョンアップする。
  • リッチテキストを編集する。

フォルダ・ファイル・リッチテキストの詳細を確認する

メイン画面(詳細)では、フォルダ・ファイル・リッチテキストの情報の表示や、各種操作を行うことができます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から詳細を確認したいフォルダ・ファイル・リッチテキストが格納されているフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 詳細を確認したいフォルダ名・ファイル名クリックし、メイン画面(詳細)を開きます。

メイン画面(詳細)に表示する情報と可能な操作は、以下の通りです。

※アクセス権限による操作の出しわけは、【アクセス権限について】を参照してください。

フォルダ

 名前説明
情報名前フォルダ作成時、フォルダの設定変更時に設定したフォルダ名を表示します。
作成者フォルダを作成したユーザ名を表示します。
作成日フォルダを作成した日時を表示します。
最終更新者最後にフォルダの設定変更、フォルダの公開設定変更を行ったユーザ名を表示します。
最終更新日最後にフォルダの設定変更、フォルダの公開設定変更を行った日時を表示します。
説明フォルダ作成時、フォルダの設定変更時に設定した説明を表示します。
操作移動メイン画面(詳細)に表示しているフォルダと配下のフォルダとファイル、リッチテキストを別のライブラリやフォルダへ移動します。
削除メイン画面(詳細)に表示しているフォルダと配下のフォルダとファイル、リッチテキストを削除します。
公開/非公開メイン画面(詳細)に表示しているフォルダと配下のフォルダとファイル、リッチテキストの公開設定を変更します。

フォルダ設定変更

フォルダ名と説明、アクセス権限を変更します。

 

 

 

ファイル

 名前説明
情報名前ファイルアップロード時やバージョンアップ時に選択したファイル名、あるいはファイルの設定変更時に設定したファイル名を表示します。
閲覧数閲覧数を表示します。
お気に入り数お気に入りされている数を表示します。
作成者新規にファイルをアップロードしたユーザ名を表示します。
作成日新規にファイルをアップロードした日時を表示します。
最終更新者

最後にファイルをバージョンアップしたユーザ名を表示します。

※お気に入り設定、ファイル設定変更、公開設定変更、移動では更新されません。

最終更新日

最後にファイルをバージョンアップした日時を表示します。

※お気に入り設定、ファイル設定変更、公開設定変更、移動では更新されません。

サイズ最新バージョンのファイルサイズを表示します。
バージョン最新バージョンのバージョン番号を表示します。

共有リンクの参照

「リンクを使用した共有」の設定を行っている場合のみ表示されます。

「共有リンク」をクリックするとファイルにアクセスするためのURLとパスワードを確認することができます。

(パスワードはパスワード付きで共有設定した場合にのみ表示されます)

参照回数はリンクからファイルを閲覧した回数です。

説明ファイル設定変更時に設定した説明を表示します。
操作お気に入り登録/解除ファイルをお気に入りに登録します。
すべてのバージョンを表示するファイルの過去バージョンを確認します。
ダウンロードアップロードされたファイルをダウンロードします。
ファイルバージョンアップアップロードされたファイルの新しいバージョンを作成します。
移動ファイルを別のライブラリやフォルダに移動します。
削除ファイルを削除します。
公開/非公開ファイルの公開設定を変更します。
ファイル設定変更ファイル名と説明を変更します。
リンクを使用した共有ファイルを外部ユーザに公開するためのURLを発行します。
共有を停止 ファイルを外部ユーザに公開するためのURLを無効にし、外部ユーザへの公開を停止します。

 

 

 

 

リッチテキスト

 名前説明
情報名前リッチテキスト登録編集画面で入力した件名、あるいはファイルの設定変更時に設定したファイル名を表示します。
閲覧数閲覧数を表示します。
お気に入り数お気に入りされている数を表示します。
作成者リッチテキストを作成したユーザ名を表示します。
作成日リッチテキストを作成した日時を表示します。
最終更新者

最後にリッチテキストを編集したユーザ名を表示します。

※お気に入り設定、ファイル設定変更、公開設定変更、移動では更新されません。

最終更新日

最後にリッチテキストを編集した日時を表示します。

※お気に入り設定、ファイル設定変更、公開設定変更、移動では更新されません。

バージョン最新バージョンのバージョン番号を表示します。
説明ファイル設定変更時に設定した説明を表示します。
操作お気に入り登録/解除リッチテキストをお気に入りに登録します。
すべてのバージョンを表示するリッチテキストの過去バージョンを確認します。
編集リッチテキストを編集します。

移動

リッチテキストを別のライブラリやフォルダに移動します。
削除リッチテキストと添付ファイルを削除します。
公開/非公開リッチテキストの公開設定を変更します。
ファイル設定変更ファイル名と説明を変更します。

 

 

破損ファイル

メイン画面(一覧)に表示されている「(破損ファイル)」を選択すると、メイン画面(詳細)には以下の情報の表示と操作が可能です。

 名前説明
情報名前

ファイルの場合:ファイルアップロード時やバージョンアップ時に選択したファイル名、あるいはファイルの設定変更時に設定したファイル名

リッチテキストの場合:リッチテキスト登録編集画面で入力した件名、あるいはファイルの設定変更時に設定したファイル名

作成者新規にファイル/リッチテキストを作成したユーザ名を表示します。
作成日新規にファイル/リッチテキストを作成した日時を表示します。
説明ファイル設定変更時に設定した説明を表示します。
操作削除

ファイルを削除します。

ファイル・リッチテキストをプレビューする

ファイル・リッチテキストの最新バージョンの内容を確認します。

プレビューすると閲覧数が増えます。自分が作成したファイル・リッチテキストでも、閲覧数は増えます。

また、組織で未読既読機能を使うように設定されている場合、対象のファイル/リッチテキストは閲覧者にとって既読状態となります。【未読既読機能設定について】

リッチテキストにファイルが添付されている場合、リッチテキスト閲覧画面から添付ファイルをダウンロードすることができます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)からプレビューしたいファイル・リッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. プレビューしたいファイル・リッチテキストのファイル名をダブルクリックします。
  3. ファイルプレビュー画面の右上の×ボタン、リッチテキスト閲覧画面の[閉じる]ボタンをクリックすると、各プレビュー画面を閉じます。

※ファイルによってはプレビューに失敗することがあります。
 (https://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_previewing.htm)

フォルダを操作する

フォルダを作成する

フォルダを登録します。

登録したフォルダの配下にはファイルやリッチテキスト、フォルダを作成することができます。

登録直後のフォルダの公開設定は、直上のフォルダの設定を継承します。(ライブラリ直下に登録した場合は公開となります。)

  1. メイン画面(ナビゲーション)からフォルダを作成したいライブラリまたは、フォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. [+]ボタンをクリックして、[フォルダ作成]を選択します。
  3. 必須項目(赤文字の項目)を入力します。
  4. [保存]ボタンを押します。

※フォルダ登録時には以下の上限を下回る必要があります。

  • 1つのライブラリ配下のフォルダ数には上限があります。
  • 1つのフォルダ直下のフォルダ数には上限があります。
  • ライブラリ配下に作成できるフォルダの階層には上限があります。

  【各上限値について】

項目説明

名前説明
フォルダ名(

フォルダ名を設定します。

重複するフォルダ名を設定することは可能ですが、

同階層に同名のフォルダが複数存在するのは分かりづらいため、お勧めしません。

※フォルダ名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(一覧)が表示できなくなる場合があります。

説明

フォルダの説明を設定します。

クイックアクションのリンク作成を使用して作成したリンクを貼り付けることができます。
【リンクを作成する】

※説明にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(詳細)が表示できなくなる場合があります。

アクセス制御

[設定しない]にした場合、直上のライブラリまたはフォルダのアクセス権限が適用されます。

[設定する]にすると直上のライブラリまたはフォルダのアクセス権限の設定内容が一覧で表示されます。

アクセス権限の設定手順は以下の通りです。

  1. アクセス権限を設定したい行にはチェックを入れ、「読み取り専用」か「書き込み可」を選択します。
  2. アクセス権限を除外したい行はチェックを外します。

※アクセス権限は直上のライブラリまたはフォルダのアクセス権限よりも狭まるようにしか設定できません。

※操作者の編集権がなくなるようには設定できません。

フォルダを設定変更する

フォルダの設定を変更します(フォルダ編集)。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から編集したいフォルダが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 編集したいフォルダのフォルダ名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [フォルダ設定変更]リンクをクリックします。
  4. 変更したい内容を入力します。(必須項目(赤文字の項目)はブランクには変更できません。)
  5. [保存]ボタンを押します。

項目説明

名前説明
フォルダ名(

フォルダ名を設定します。

重複するフォルダ名を設定することは可能ですが、

同階層に同名のフォルダが複数存在するのは分かりづらいため、お勧めしません。

※フォルダ名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(一覧)が表示できなくなる場合があります。

説明

フォルダの説明を設定します。

クイックアクションのリンク作成を使用して作成したリンクを貼り付けることができます。
【リンクを作成する】

※説明にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(詳細)が表示できなくなる場合があります。

アクセス制御

[変更する]にすることで変更が可能になります。

※[変更する]にしないで保存した場合は配下のフォルダのアクセス権限は変更されません。

アクセス権を変更する際の注意点

    • アクセス権限を変更してフォルダを保存すると、そのフォルダ配下に登録されているフォルダやファイルのアクセス権限も
      すべて同じ内容に変更されます。
    • フォルダ配下に登録されているフォルダの数(アクセス権限の数)によっては変更ができない場合があります。
    • 操作者がフォルダの配下のすべてのフォルダに対し「書き込み可」の権限がない場合、アクセス権限の変更ができません。

アクセス権限の設定手順は以下の通りです。

  1. アクセス権限を設定したい行にはチェックを入れ、「読み取り専用」か「書き込み可」を選択します。
  2. アクセス権限を除外したい行はチェックを外します。

※アクセス権限は直上のライブラリまたはフォルダのアクセス権限よりも狭まるようにしか設定できません。

※操作者の編集権がなくなるようには設定できません。

フォルダを移動する

フォルダを別のライブラリまたはフォルダに移動します。フォルダを移動するとフォルダの配下のフォルダやファイル、リッチテキストも一緒に移動されます。

移動したフォルダとその配下の全てのフォルダやファイルのアクセス権限は、移動先のライブラリまたはフォルダの設定に変更されます。

移動したフォルダとその配下のすべてのフォルダやファイルの公開設定は変更されません。

フォルダの移動はフォルダ選択画面からの移動と、メイン画面(ナビゲーション)でのドラッグ&ドロップによる移動の2通り行うことが可能です。

【フォルダ選択画面からの移動】

  1. メイン画面(ナビゲーション)から移動したいフォルダが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 移動したいフォルダのフォルダ名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [移動]リンクをクリックします。
  4. 表示されたフォルダ選択画面上でフォルダ一覧・[↑]ボタン・パン屑を用い、移動先にしたいライブラリまたはフォルダに遷移します。
  5. [↑]ボタン右側に、移動先にしたいライブラリ名またはフォルダ名を表示した状態で、[ここに移動]ボタンを押します。

【ドラッグ&ドロップによる移動】

  1. メイン画面(ナビゲーション)に移動したいフォルダを表示します。
  2. メイン画面(ナビゲーション)に移動先フォルダを表示します。
  3. 移動したいフォルダをドラッグした後、移動先フォルダにマウスを移動後ドロップします。

※フォルダ移動には、以下の制限があります

  • 非公開設定のフォルダに移動させることはできません。
  • 移動先フォルダが、移動するフォルダの配下のフォルダの場合、移動させることはできません。
  • 移動先フォルダ直下のフォルダ数が上限に達している場合、移動させることはできません。
  • 移動後に移動先フォルダの親ライブラリ配下のファイル数が上限を超えてしまう場合、移動させることはできません。
  • 移動後に移動先フォルダの親ライブラリ配下のフォルダ数が上限を超えてしまう場合、移動させることはできません。
  • 移動後にライブラリから数えて10階層を超えてしまう場合、移動させることはできません。
    【各上限値について】

項目説明(フォルダ選択画面)

名前 説明
[↑]

クリックすると直上のライブラリまたはフォルダに遷移します。
パン屑

フォルダ選択画面上で開いているフォルダの上位階層を表示します。

[ライブラリ]をクリックすると、ライブラリ一覧が表示されます。

任意の上位階層の名前をクリックすると、そのフォルダまたはライブラリに遷移します。

作成可能数 

作成可能なフォルダ数:フォルダ選択画面上で開いているフォルダに作成可能なフォルダ数が表示されます。

作成可能なファイル数:フォルダ選択画面上で開いているフォルダに作成可能なファイル数が表示されます。

◆作成可能なフォルダ数・ファイル数について

表示する作成可能数はライブラリ配下の作成可能数と、フォルダ直下の作成可能数のうち小さい方が表示されます。

各作成可能数は下記のように各上限値から各登録数を引いた値になります。 【各上限値について】

  • ライブラリ配下のフォルダ作成数:ライブラリ配下のすべてのフォルダの作成上限 - ライブラリ配下のすべてのフォルダ数(※1)になります。
  • フォルダ直下のフォルダ作成可能数:フォルダ直下のフォルダの作成上限 - フォルダ直下のフォルダ数(※1)になります。
  • ライブラリ配下のファイル作成数:ライブラリ配下のすべてのファイルの作成上限 - ライブラリ配下のすべてのファイル数(※1)になります。
  • フォルダ直下のファイル作成可能数:フォルダ直下のファイルの作成上限 - フォルダ直下のファイル数(※1)になります。

  ※1:アクセス権限が無いフォルダ/ファイルや破損ファイルも含まれます

ただし、下記場合は例外として作成可能数が0となります。

  • フォルダのアクセス権限が参照の場合:作成可能なフォルダ数・ファイル数は0となります。
  • メイン画面(一覧)で開いているフォルダが10階層目の場合:作成可能なフォルダ数は0となります。

フォルダを公開/非公開にする

フォルダの公開設定を変更します。

フォルダの公開設定を変更すると配下の全てのフォルダとファイル、リッチテキストの公開設定も変更されます。(ライブラリを非公開にすることはできません。

フォルダを非公開に設定すると、そのフォルダのアクセス権限が「書き込み可」に設定されたユーザのみ参照および編集が可能となります。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から公開設定を変更したいフォルダが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 公開設定を変更したいフォルダのフォルダ名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [公開](非公開状態の場合)または[非公開](公開状態の場合)リンクをクリックします。

以下の場合はフォルダの公開設定を変更することができません。

  • 直上のライブラリまたはフォルダが非公開の場合は公開に変更することはできません。
  • 操作者がフォルダの配下のすべてのフォルダに対し「書き込み可」の権限がない場合、公開設定の変更ができません。
  • フォルダ配下に登録されているフォルダの数(アクセス権限の数)によっては公開設定の変更ができない場合があります。
    【各上限値について】

※非公開にしたフォルダの配下にリンクを使用した共有を行っているファイルが含まれている場合、その共有は停止されます。

 また、再度ファイルを公開状態に更新しても、リンクを使用した共有は自動では戻りませんので、再度共有の設定を行ってください。

 この際、発行されるURLやパスワードは新しいものとなり、以前のものは使用できませんのでご注意ください。

フォルダを削除する

フォルダを削除します。

フォルダを削除すると配下の全てのフォルダとファイル、リッチテキストも削除されます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から削除したいフォルダが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 削除したいフォルダのフォルダ名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [削除]リンクをクリックします。

以下の場合はフォルダの削除を行うことができません。

  • 操作者がフォルダの配下のすべてのフォルダに対し「書き込み可」の権限がない場合、削除ができません。
  • フォルダ配下に登録されているフォルダの数(アクセス権限の数)によっては削除ができない場合があります。
    【各上限値について】

ファイルを操作する

ファイルをアップロードする

ファイルを新規にアップロードします。

フォルダ内に存在するファイルと同じ名前のファイルをアップロードしても、別のファイルとしてアップロードされます。

アップロードしたファイルのアクセス権限は、直上のライブラリまたはフォルダの設定を継承し、個別に設定することはできません。

アップロード直後のファイルの公開設定は、直上のフォルダの設定を継承します。(ライブラリ直下にアップロードした場合は公開となります。)

  1. メイン画面(ナビゲーション)からファイルをアップロードしたいライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 以下の二通りの方法で、ファイルをアップロードすることができます
    1. アップロードしたいファイルをメイン画面(一覧)にドラッグアンドドロップします。複数ファイルをまとめてアップロードすることができます。
    2. メイン画面(一覧)の[+]ボタンをクリックして、[ファイルのアップロード]からアップロードしたいファイルを選択します。

 

アップロードするファイルの制限

項目制限内容
アップロード可能なファイル数

200ファイルまでドラッグアンドドロップで同時アップロードすることができます。

※同時アップロードするファイル数が200ファイル以内の場合でも、以下の制限があります。

  • 1つのライブラリ配下のファイル数には上限があります。
  • 1つのフォルダ直下のファイル数には上限があります。
    【各上限値について】
サイズ0バイト、あるいは200MBを超えるファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

ファイル名

250文字を超えるファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

※ファイル名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用されている場合、メイン画面(一覧)が表示できなくなる場合があります。

拡張子

拡張子が「.snote」のファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

また、拡張子はシングルバイト40文字以内である必要があります。

ファイル以外をドラッグアンドドロップすると、エラーが表示されます。

ファイルをダウンロードする

アップロードされたファイルをダウンロードします。

PDFファイルの場合は組織の設定を行うと、ブラウザのPDFプレビュー画面が開きます。

リッチテキストは、ダウンロードすることができません。

ファイルをダウンロードしても閲覧数は増えません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)からダウンロードしたいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. メイン画面(一覧)からダウンロードしたいファイルを選択し、メイン画面(詳細)を表示します。
  3. [ダウンロード]リンクをクリックすると、メイン画面(詳細)を表示した時点で最新バージョンのファイルがダウンロードされます。

ファイルをバージョンアップする

アップロードされたファイルの新しいバージョンを作成します。

バージョンアップするとバージョン番号が1つ上がります。 (過去のバージョンはバージョン一覧から確認することができます)

また、組織で未読既読機能を使うように設定されている場合、対象のファイルは全てのユーザにとって未読状態となります。【未読既読機能設定について】

特定のバージョンを削除や、バージョンの差し戻しはできません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)からバージョンアップしたいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. メイン画面(一覧)からバージョンアップしたいファイルを選択し、メイン画面(詳細)を表示します。
  3. [ファイルバージョンアップ]リンクをクリックしファイル選択画面を開きます。
  4. バージョンアップするファイルを選択後[開く]ボタンを押します。
  5. 確認ダイアログが表示されるので、[はい]ボタンを選択します。

バージョンアップするファイルの制限

項目制限内容
ファイルサイズ0バイト、あるいは200MBを超えるファイルをアップロードするとエラーが表示されます。
ファイル名

250文字を超えるファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

バージョンアップ前と異なるファイル名を選択することができます。

※異なるファイル名を選択した場合、バージョンアップ後のファイル名は選択したファイル名に変更されます。

※ファイル名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用されている場合、メイン画面(一覧)が表示できなくなる場合があります。

拡張子

拡張子が「.snote」のファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

また、拡張子はシングルバイト40文字以内である必要があります。

バージョンアップ前と異なる拡張子のファイルを選択することができます。

※異なる拡張子のファイルを選択した場合、バージョンアップ後のファイル拡張子は選択したファイル拡張子に変更されます。

ファイルの過去バージョンを確認する

ファイルの過去バージョンを確認します。最新バージョンのみ閲覧することができます。閲覧すると閲覧数が増えます。

また、組織で未読既読機能を使うように設定されている場合に閲覧すると、対象のファイルは閲覧者にとって既読状態となります。【未読既読機能設定について】

  1. メイン画面(ナビゲーション)から過去バージョンを確認したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 過去バージョンを確認したいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [すべてのバージョンを表示する]リンクをクリックします。
  4. バージョン一覧に今までバージョンアップした履歴が最新バージョンから100件分一覧で表示されます。
  5. 確認したいバージョンの[DL]リンクをクリックします。
    ⇒該当バージョンのファイルをダウンロードすることができます。
  6. 最新バージョンの「名前」のリンクをクリックします。
    ⇒最新バージョンのファイルを閲覧することができます。

項目説明

名前説明
バージョンバージョン番号。最新のバージョンには「(最新)」が付与されます。
DL

リンクになっており、クリックすることでそのバージョンのファイルをダウンロードすることができます。

PDFファイルの場合は組織の設定を行うと、ブラウザのPDFプレビュー画面が開きます。

名前

バージョンのファイル名

最新のバージョンのみリンクになっており、クリックすることで最新バージョンのファイルを閲覧することができます。

作成者そのバージョンを作成したユーザ名が表示されます。
作成日そのバージョンの作成された日時が表示されます。
ファイルサイズそのバージョンのファイルサイズを表示します。

ファイルを設定変更する

ファイル名と説明を変更します。

ファイルのアクセス権限は、直上のライブラリまたはフォルダの設定を継承するため設定することができません。

ファイルの設定変更によって、ファイルのバージョンは作成されません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から設定を変更したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 設定を変更したいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [ファイル設定変更]リンクをクリックします。
  4. 変更したい内容を入力します。(必須項目(赤文字の項目)はブランクには変更できません。)
  5. [保存]ボタンを押します。

項目説明

名前説明
ファイル名()

ファイル名を設定します。

変更すると、メイン画面(一覧)やダウンロードなどのファイル名も変更されます。

※同じフォルダ内に既に存在するファイルと同名にすることも可能ですが、別ファイルとして扱われます。

※ファイル名の拡張子部分を変更や削除するとダウンロード時のファイル名が、「変更後のファイル名+バージョン作成時の拡張子」となります。

※ファイル名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(一覧)が表示できなくなる場合があります。

説明

ファイルの説明を設定します。

クイックアクションのリンク作成を使用して作成したリンクを貼り付けることができます。
【リンクを作成する】

※説明にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。


ファイルを移動する

ファイルを別のライブラリまたはフォルダに移動します。

移動したファイルのアクセス権限は、移動先のライブラリまたはフォルダの設定に変更されます。

移動したファイルの公開設定は変更されません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から移動したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 移動したいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [移動]リンクをクリックします。
  4. 表示されたフォルダ選択画面上でフォルダ一覧・[↑]ボタン・パン屑を用い、移動先にしたいライブラリまたはフォルダに遷移します。
  5. [↑]ボタン右側に、移動先にしたいライブラリ名またはフォルダ名を表示した状態で、[ここに移動]ボタンを押します。

※ファイル移動には、以下の制限があります

  • 非公開設定のフォルダに移動させることはできません。
  • 移動先フォルダ直下のファイル数が上限に達している場合、移動させることはできません。
  • 移動先フォルダの親ライブラリ配下のファイル数が上限に達している場合、移動させることはできません。
    【各上限値について】

項目説明

名前 説明
[↑]

クリックすると直上のライブラリまたはフォルダに遷移します。
パン屑

フォルダ選択画面上で開いているフォルダの上位階層を表示します。

[ライブラリ]をクリックすると、ライブラリ一覧が表示されます。

任意の上位階層の名前をクリックすると、そのフォルダまたはライブラリに遷移します。

作成可能数 

作成可能なファイル数:フォルダ選択画面上で開いているフォルダに作成可能なファイル数が表示されます。

◆作成可能なファイル数について

表示する作成可能数はライブラリ配下の作成可能数と、フォルダ直下の作成可能数のうち小さい方が表示されます。

各作成可能数は下記のように各上限値から各登録数を引いた値になります。【各上限値について】

  • ライブラリ配下のファイル作成数:ライブラリ配下のすべてのファイルの作成上限 - ライブラリ配下のすべてのファイル数(※1)になります。
  • フォルダ直下のファイル作成可能数:フォルダ直下のファイルの作成上限 - フォルダ直下のファイル数(※1)になります。

  ※1:アクセス権限が無いフォルダ/ファイルや破損ファイルも含まれます

ただし、下記場合は例外として作成可能数が0となります。

  • フォルダのアクセス権限が参照の場合:作成可能なフォルダ数・ファイル数は0となります。

ファイルを公開/非公開にする

ファイルの公開設定を変更します。

ファイルを非公開に設定すると、ファイルの直上のライブラリまたはフォルダのアクセス権限が「書き込み可」に設定されたユーザのみ参照および編集が可能となります。

ファイルの直上のライブラリまたはフォルダが非公開設定の場合、[公開]リンクは表示されません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から公開設定を変更したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。

  2. 公開設定をしたいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。

  3. [公開](非公開状態の場合)または[非公開](公開状態の場合)リンクをクリックします。

     

※リンクを使用した共有を行っているファイルを非公開にした場合、共有は停止されます。

 また、再度ファイルを公開状態に更新しても、リンクを使用した共有は自動では戻りませんので、再度共有の設定を行ってください。

 この際、発行されるURLやパスワードは新しいものとなり、以前のものは使用できませんのでご注意ください。

ファイルをお気に入りする

ファイルをお気に入りに登録/解除します。

ファイルをお気に入りに登録すると、検索時にお気に入りに登録しているファイルのみの絞り込みをかけることができます。

ファイルをお気に入りに登録するとお気に入り数が増え、解除するとお気に入り数が減ります。

ユーザがお気に入りに登録できるファイル数には上限があります。お気に入り登録/解除時に現在登録中のお気に入り数がメッセージで表示されます。

【各上限値について】

※ユーザがお気に入り登録後にそのファイルへのアクセス権限が「読み取り専用」かつ非公開状態にされた場合もお気に入り登録済みファイルとしてカウントされます。

 (お気に入りを解除するには、そのファイルへのアクセス権限を「書き込み可」に変更するか、公開状態に変更する必要があります。)

※ユーザがお気に入り登録後にそのファイルへのアクセス権限がなくなった場合、お気に入り登録済みファイルとしてカウントされません。

 (再びアクセス権限を与えると再びお気に入り登録済みファイルとしてカウントされるようになります。そのためお気に入り登録済みのファイル数が上限を超え、新たにお気に入りに登録できなく場合があります。)

※ファイルが削除された場合、そのファイルへのお気に入り設定も削除されます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)からお気に入り設定をしたいファイルが格納されているフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. お気に入り設定をしたいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [お気に入り]ボタンをクリックし、お気に入りの登録/解除を行います。

項目説明

名前 説明
お気に入り解除状態

ファイルをお気に入りに登録していない場合表示されます。

クリックすると、お気に入りに登録します。

お気に入り登録状態

ファイルをお気に入りに登録している場合表示されます。

クリックすると、お気に入りを解除します。

ファイルを削除する

ファイルを削除します。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から削除したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 削除したいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [削除]リンクをクリックします。

リンクを使用した共有

ファイルを外部ユーザに公開するためのURLを発行します。発行したURLにアクセスすれば、未ログインユーザでもファイルを参照することができます。

URLを発行する際にパスワードを設定することができます。パスワードを設定した場合、発行したURLにアクセスするとパスワードが求められます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から外部ユーザに公開したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 外部ユーザに公開したいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [リンクを使用した共有]リンクをクリックします。
  4. 「パスワードをかけて共有しますか?」のダイアログが表示され、
     ・「はい」を選択するとパスワード付きのURLが発行されます。
     ・「いいえ」を選択するとパスワードなしのURLが発行されます。

    ※リッチテキストは外部ユーザに公開できません。
    ※公開状態のファイルのみリンクを使用した共有が可能です。
    ※パスワードはランダムで発行されるため、任意の値を指定することはできません。
     また、パスワードだけを変更することもできないため、パスワードを変えたい場合は一度共有を停止した後、パスワード付きで再度共有してください。
    ※発行したURLからファイルを閲覧しますと、メイン画面(詳細)に表示している「共有リンクの参照」の「参照回数」の値が加算されます。
     メイン画面(一覧)やメイン画面(詳細)に表示している「閲覧数」の値は加算されません。
    ※リンクを使用した共有を設定すると、メイン画面(一覧)に以下のアイコンが表示されます。
     

共有を停止

ファイルを外部ユーザに公開するためのURLを無効にし、外部ユーザへの公開を停止します。

※一度停止したURL、パスワードは再利用できません。再度[リンクを使用した共有]リンクをクリックしても別のURLが発行されます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から外部ユーザへの公開を停止したいファイルが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 外部ユーザへの公開を停止したいファイルのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [共有を停止]リンクをクリックします。

 

リッチテキストを操作する

リッチテキストを作成する

リッチテキストを登録します。

リッチテキストはリッチテキストエディタを使用して登録する文書で、文書管理内でファイルとして扱うことができます。

作成したリッチテキストのアクセス権限は、直上のライブラリまたはフォルダの設定を継承し、個別に設定することはできません。

作成直後のリッチテキストの公開設定は、直上のフォルダの設定を継承します。(ライブラリ直下に作成した場合は公開となります。)

  1. メイン画面(ナビゲーション)からリッチテキストを作成したいライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. [+]ボタンをクリックして「リッチテキスト作成」リンクをクリックします。
  3. 必須項目(赤文字の項目)を入力します。
  4. [保存]ボタンを押します。

※登録したリッチテキストは文書管理にてファイルとして扱われるため、ファイルと同様に以下の上限を下回る必要があります。

  • 1つのライブラリ配下のファイル数には上限があります。
  • 1つのフォルダ直下のファイル数には上限があります。
    【各上限値について】

項目説明

名前
説明
件名()

リッチテキスト名を設定します。

※同じフォルダ内に既に存在するリッチテキストと同名にすることも可能ですが、別ファイルとして登録されます。

※件名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(一覧)が開けなくなる場合があります。

本文()

リッチテキストの本文を入力します。

入力欄上部のアイコンから表示内容を装飾したり、画像やリンクを張り付けたりすることができます。

※画面サイズが小さい場合、画像やリンク挿入ダイアログの閉じる「×」ボタンが隠れる場合があります。この場合、Escキーでダイアログを閉じてください。

添付ファイル

リッチテキストには以下の手順により添付ファイルをつけることができます。

  1. 以下の2通りの方法で添付ファイルを追加することができます。
    1. [クリップ]アイコンをクリックしファイル選択画面を開き、添付したいファイルを選択後[開く]ボタンを押します。
    2. アップロードしたいファイルをリッチテキスト登録編集画面にドラッグアンドドロップします。(複数ファイルまとめて追加可能です。)
      ⇒どちらの方法でも実施した後、[クリップ]アイコンの左側に添付したファイル名が表示されます。
  2. 削除したい場合はファイル名の右側の「x」リンクをクリックします。

※添付ファイルはメイン画面(一覧)に表示されません。
※添付ファイルのバージョンアップはできません。
※添付ファイルは最新バージョンでのみ確認でき、過去バージョンを閲覧しても添付ファイルを確認することはできません。

※添付ファイル名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

添付ファイルの制限

項目
制限内容
アップロード可能なファイル数

1つのリッチテキストに添付できるファイルには上限があります。

 【各上限値について】

ファイルサイズ0バイト、あるいは200MBを超えるファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

ファイル名

250文字を超えるファイルをアップロードするとエラーが表示されます。
拡張子

拡張子が「.snote」のファイルをアップロードするとエラーが表示されます。

また、拡張子はシングルバイト40文字以内である必要があります。

リッチテキストを編集する

リッチテキストを編集します。

リッチテキストを編集するとバージョン番号が1つ上がります。(過去のバージョンはバージョン一覧から確認することができます。)

また、組織で未読既読機能を使うように設定されている場合、対象のリッチテキストは全てのユーザにとって未読状態となります。【未読既読機能設定について】

  1. メイン画面(ナビゲーション)から編集したいリッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 編集したいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [編集]リンクをクリックします。
  4. 変更したい内容を入力します。(必須項目(赤文字の項目)はブランクには変更できません。)
  5. [保存]ボタンを押します。

項目説明

名前
説明
件名()

リッチテキスト名を設定します。

※同じフォルダ内に既に存在するリッチテキストと同名にすることも可能ですが、別ファイルとして登録されます。

※件名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(一覧)が開けなくなる場合があります。

本文()

リッチテキストの本文を入力します。

入力欄上部のアイコンから表示内容を装飾したり、画像やリンクを張り付けたりすることができます。

※画面サイズが小さい場合、画像やリンク挿入ダイアログの閉じる「×」ボタンが隠れる場合があります。この場合、Escキーでダイアログを閉じてください。 

添付ファイル

リッチテキストには以下の手順により添付ファイルをつけることができます。

  1. 以下の2通りの方法で添付ファイルを追加することができます。
    1. [クリップ]アイコンをクリックしファイル選択画面を開き、添付したいファイルを選択後[開く]ボタンを押します。
    2. アップロードしたいファイルをリッチテキスト登録編集画面にドラッグアンドドロップします。(複数ファイルまとめて追加可能です。)
      ⇒どちらの方法でも実施した後、[クリップ]アイコンの左側に添付したファイル名が表示されます。
  2. 削除したい場合はファイル名の右側の「x」リンクをクリックします。

※添付ファイルをアップロードしたユーザしか削除はできません。
※添付ファイルはメイン画面(一覧)に表示されません。
※添付ファイルのバージョンアップはできません。
添付ファイルは最新バージョンでのみ確認でき、過去バージョンを閲覧しても添付ファイルを確認することはできません。

 ※添付ファイル名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

リッチテキストの過去バージョンを確認する

リッチテキストの過去バージョンを確認します。過去バージョンを閲覧すると閲覧数が増えます。

また、組織で未読既読機能を使うように設定されている場合に閲覧すると、対象のリッチテキストは閲覧者にとって既読状態となります。【未読既読機能設定について】

  1. メイン画面(ナビゲーション)から過去バージョンを確認したいリッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 過去バージョンを確認したいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [全てのバージョンを表示する]リンクをクリックします。
  4. バージョン一覧に今まで変更した履歴が最新バージョンから100件分一覧で表示されます。
  5. 確認したいバージョンの「名前」のリンクをクリックします。
    ⇒該当バージョンのリッチテキストを閲覧することができます。(編集は不可)

※添付ファイルについて
 リッチテキストに添付ファイルが登録されている場合、最新バージョンでのみ確認でき、
 過去バージョンを閲覧しても添付ファイルを確認することはできません。

項目説明

名前
説明
バージョン

バージョン番号。最新のバージョンには「(最新)」が付与されます。

名前

リッチテキストの件名。

リンクになっており、クリックすることでそのバージョンの本文と添付ファイルの内容を確認することができます。

作成者

そのバージョンを作成したユーザ名が表示されます。

作成日そのバージョンの作成された日時が表示されます。
ファイルサイズ常にブランク表示となります。

リッチテキストを設定変更する

ファイル名と説明を変更します。

リッチテキストのアクセス権限は、直上のライブラリまたはフォルダの設定を継承するため設定することができません。

リッチテキストの設定変更によって、リッチテキストのバージョンは作成されません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から設定を変更したいリッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 設定を変更したいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [ファイル設定変更]リンクをクリックします。
  4. 変更したい内容を入力します。(必須項目(赤文字の項目)はブランクには変更できません。)
  5. [保存]ボタンを押します。

項目説明

名前説明
ファイル名()

リッチテキスト名を設定します。

変更すると、リッチテキスト登録編集画面の件名やメイン画面(一覧)などのファイル名も変更されます。

※同じフォルダ内に既に存在するリッチテキストと同名にすることも可能ですが、別ファイルとして扱われます。

※ファイル名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、メイン画面(一覧)が開けなくなる場合があります。

説明

リッチテキストの説明を設定します。

※説明にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

リッチテキストを移動する

リッチテキストを別のライブラリまたはフォルダに移動します。

移動したリッチテキストのアクセス権限は、移動先のライブラリまたはフォルダの設定に変更されます。

移動したリッチテキストの公開設定は変更されません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から移動したいリッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 移動したいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [移動]リンクをクリックします。
  4. 表示されたフォルダ選択画面上でフォルダ一覧・[↑]ボタン・パン屑を用い、移動先にしたいライブラリまたはフォルダに遷移します。
  5. [↑]ボタン右側に、移動先にしたいライブラリ名またはフォルダ名を表示した状態で、[ここに移動]ボタンを押します。

※ファイル移動には、以下の制限があります

  • 非公開設定のフォルダに移動させることはできません。
  • 移動先フォルダ直下のファイル数が上限に達している場合、移動させることはできません。
  • 移動先フォルダの親ライブラリ配下のファイル数が上限に達している場合、移動させることはできません。
    【各上限値について】

項目説明

名前 説明
[↑]

クリックすると直上のライブラリまたはフォルダに遷移します。
パン屑

フォルダ選択画面上で開いているフォルダの上位階層を表示します。

[ライブラリ]をクリックすると、ライブラリ一覧が表示されます。

任意の上位階層の名前をクリックすると、そのフォルダまたはライブラリに遷移します。

作成可能数 作成可能なファイル数:フォルダ選択画面上で開いているフォルダに作成可能なファイル数が表示されます。

◆作成可能なファイル数について

表示する作成可能数はライブラリ配下の作成可能数と、フォルダ直下の作成可能数のうち小さい方が表示されます。

各作成可能数は下記のように各上限値から各登録数を引いた値になります。 【各上限値について】

  • ライブラリ配下のファイル作成数:ライブラリ配下のすべてのファイルの作成上限 - ライブラリ配下のすべてのファイル数(※1)になります。
  • フォルダ直下のファイル作成可能数:フォルダ直下のファイルの作成上限 - フォルダ直下のファイル数(※1)になります。

  ※1:アクセス権限が無いフォルダ/ファイルや破損ファイルも含まれます

ただし、下記場合は例外として作成可能数が0となります。

  • フォルダのアクセス権限が参照の場合:作成可能なフォルダ数・ファイル数は0となります。

リッチテキストを公開/非公開にする

リッチテキストの公開設定を変更します。

リッチテキストを非公開に設定すると、リッチテキストの直上のライブラリまたはフォルダのアクセス権限が「書き込み可」に設定されたユーザのみ参照および編集が可能となります。

リッチテキストの直上のライブラリまたはフォルダが非公開設定の場合、[公開]リンクは表示されません。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から公開設定を変更したいリッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 公開設定をしたいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [公開](非公開状態の場合)または[非公開](公開状態の場合)リンクをクリックします。

リッチテキストをお気に入りする

リッチテキストをお気に入りに登録/解除します。

リッチテキストをお気に入りに登録すると、検索時にお気に入りに登録しているリッチテキストのみの絞り込みをかけることができます。

リッチテキストをお気に入りに登録するとお気に入り数が増え、解除するとお気に入り数が減ります。

ユーザがお気に入りに登録できるファイル数には上限があります。お気に入り登録/解除時に現在登録中のお気に入り数がメッセージで表示されます。

【各上限値について】

※ユーザがお気に入り登録後にそのリッチテキストへのアクセス権限が「読み取り専用」かつ非公開状態にされた場合もお気に入り登録済みファイルとしてカウントされます。

 (お気に入りを解除するには、そのリッチテキストへのアクセス権限を「書き込み可」に変更するか、公開状態に変更する必要があります。)

※ユーザがお気に入り登録後にそのリッチテキストへのアクセス権限がなくなった場合、お気に入り登録済みファイルとしてカウントされません。

 (再びアクセス権限を与えると再びお気に入り登録済みファイルとしてカウントされるようになります。そのためお気に入り登録済みのファイル数が上限を超え、新たにお気に入りに登録できなく場合があります。)

※リッチテキストが削除された場合、そのリッチテキストへのお気に入り設定も削除されます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)からお気に入り設定をしたいリッチテキストが格納されているフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. お気に入り設定をしたいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [お気に入り]ボタンをクリックし、お気に入りの登録/解除を行います。

項目説明

名前 説明
お気に入り解除状態

ファイルをお気に入りに登録していない場合表示されます。

クリックすると、お気に入りに登録します。

お気に入り登録状態

ファイルをお気に入りに登録している場合表示されます。

クリックすると、お気に入りを解除します。

リッチテキストを削除する

リッチテキストを削除します。

添付ファイルも削除されます。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から削除したいリッチテキストが格納されているライブラリまたはフォルダを選択し、メイン画面(一覧)を開きます。
  2. 削除したいリッチテキストのファイル名をクリックし、メイン画面(詳細)を開きます。
  3. [削除]リンクをクリックします。

検索

検索する(Fileタブ)

メイン画面(ナビゲーション)でFileタブを選択している状態で、条件を設定して検索を行います。

検索対象:ライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキスト、リッチテキストの添付ファイル

システム管理者は、すべてのライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキスト、リッチテキストの添付ファイルを検索可能です。

一般ユーザは、アクセス権限のあるライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキスト、リッチテキストの添付ファイルを検索可能です。

A.ライブラリを指定して検索したい場合

1.メイン画面(ナビゲーション)から検索したいライブラリを選択します。

2.キーワードなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.スコープは「選択したフォルダ」または「選択したフォルダの下すべて」を選択します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。

B.フォルダを指定して検索したい場合

1.メイン画面(ナビゲーション)から検索したいフォルダを選択します。または、メイン画面(一覧)から検索したいフォルダをダブルクリックします。

2.キーワードなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.スコープは「選択したフォルダ」または「選択したフォルダの下すべて」を選択します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)

C.ライブラリ・フォルダを指定せず検索したい場合

1.キーワードなど、検索したい検索オプションを設定します。

2.スコープは「全てのフォルダ、ファイル」を選択します。

3.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)

D.リッチテキストの添付ファイルを検索したい場合

  1.メイン画面(ナビゲーション)にて検索したいファイルが格納されているフォルダやライブラリを選択します。

2.キーワードやスコープなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.検索項目は「全て(コンテンツ含む)」を選択します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)

 

検索オプション

名前 説明
検索項目


名前指定したキーワードが名前に使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。
作成者指定したキーワードが作成者に使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。
説明指定したキーワードが説明に使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。
全て(コンテンツ含む)

指定したキーワードが名前・作成者・説明・ファイルのコンテンツ・リッチテキストの本文・リッチテキストの添付ファイルのコンテンツに使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキスト・リッチテキストの添付ファイルに絞ります。

※スコープは「全てのフォルダ、ファイル」以外のものを設定する必要があります。

※キーワードは2文字以上の入力が必須になります。

キーワード 

指定したキーワードが使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

キーワードは複数指定でき、各キーワードはスペース(半角スペースまたは全角スペース)で区切ります。

※検索項目が全て(コンテンツ含む)の場合、キーワードはそれぞれ2文字以上の入力が必須になります。

・AND:入力されたキーワードがすべて使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

・OR:入力されたキーワードの1つ以上が使用されているライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

日付

作成日

作成日を指定して絞り込み検索を行います。

※終了日を開始日より過去の日付に設定することはできません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストの作成日が条件に合う場合に抽出されます。

最終更新日

最終更新日を指定して絞り込み検索を行います。

※終了日を開始日より過去の日付に設定することはできません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストの最終更新日が条件に合う場合に抽出されます。

スコープ


選択したフォルダ

指定したフォルダ直下のフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

※フォルダを指定する必要があります。

選択したフォルダの下すべて

指定したフォルダ内のすべてのフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

※フォルダを指定する必要があります。

全てのフォルダ、ファイル

すべてのライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

※検索項目は「全て(コンテンツ含む)」以外のものを指定する必要があります。

追加オプション

追加オプションボタンを押すと、追加で指定できる検索オプションが現れます。

追加オプションを指定しない場合、検索結果の並び順は最終更新日の降順となります。

名前 説明
ソート順最終更新日最終更新日の昇順/降順に並べます。
作成日作成日の昇順/降順に並べます。
閲覧数

閲覧数の昇順/降順に並べます。

「閲覧数」を選択した場合はフォルダは検索対象にはなりません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストの閲覧数でソートされた後抽出されます。

お気に入りされている数

お気に入りされている数の昇順/降順に並べます。

「お気に入り数」を選択した場合はフォルダは検索対象にはなりません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストのお気に入り数でソートされた後抽出されます。

降順/昇順降順選択したソート項目の降順に並べます。
昇順選択したソート項目の昇順に並べます。
お気に入りしたファイルで絞り込む 

自分でお気に入りに登録したファイル、リッチテキストに絞ります。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストがお気に入り登録されている場合に抽出されます

未読ファイルに絞り込む 

操作者の未読ファイル、リッチテキストに絞ります。

※組織で未読既読機能を使うように設定されている場合のみ利用可能になります。【未読既読機能設定について】

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストが未読の場合に抽出します。

 

検索する(Viewタブ)

メイン画面(ナビゲーション)でViewタブを選択している状態で、条件を設定して検索を行います。

Viewタブに切り替えると検索ボタンは無効になります。

MyView名または、MyView内のライブラリ/フォルダが選択されると、有効になります。

検索対象:ライブラリ、フォルダ、ファイル、リッチテキスト

システム管理者は、すべてのフォルダ、ファイル、リッチテキストを検索可能です。

一般ユーザは、アクセス権限のあるフォルダ、ファイル、リッチテキストを検索可能です。

MyView名を選択している場合のみライブラリの検索が可能です。


A.MyViewを指定して検索したい場合

1.メイン画面(ナビゲーション)から検索したいMyViewを選択します。

2.キーワードなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.スコープは「選択したフォルダ」または「選択したフォルダの下すべて」を選択します。

  「選択したフォルダ」選択時:MyViewに登録されているすべてのライブラリを対象に検索します。

  「選択したフォルダの下すべて」選択時:MyViewに登録されている全てのライブラリの配下を対象に検索します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)。

B.ライブラリを指定して検索したい場合

1.メイン画面(ナビゲーション)から検索したいライブラリを選択します。

2.キーワードなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.スコープは「選択したフォルダ」または「選択したフォルダの下すべて」を選択します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)

C.フォルダを指定して検索したい場合

1.メイン画面(ナビゲーション)から検索したいフォルダを選択します。または、メイン画面(一覧)から検索したいフォルダをダブルクリックします。

2.キーワードなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.スコープは「選択したフォルダ」または「選択したフォルダの下すべて」を選択します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)

D.リッチテキストの添付ファイルを検索したい場合

  1.メイン画面(ナビゲーション)にて検索したいファイルが格納されているMyViewやフォルダやライブラリを選択します。

2.キーワードやスコープなど、検索したい検索オプションを設定します。

3.検索項目は「全て(コンテンツ含む)」を選択します。

4.[検索]ボタンを押します(キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます)

※Viewタブでスコープを「全てのフォルダ、ファイル」に指定することはできません。

検索オプション

名前 説明
検索項目


名前指定したキーワードが名前に使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。
作成者指定したキーワードが作成者に使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。
説明指定したキーワードが説明に使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。
全て(コンテンツ含む)

指定したキーワードが名前・作成者・説明・ファイルのコンテンツ・リッチテキストの本文・リッチテキストの添付ファイルのコンテンツに使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキスト・リッチテキストの添付ファイルに絞ります。

※キーワードは2文字以上の入力が必須になります。

キーワード 

指定したキーワードが使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

キーワードは複数指定でき、各キーワードはスペース(半角スペースまたは全角スペース)で区切ります。

※検索項目が全て(コンテンツ含む)の場合、キーワードはそれぞれ2文字以上の入力が必須になります。

・AND:入力されたキーワードがすべて使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

・OR:入力されたキーワードの1つ以上が使用されているフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

日付

作成日

作成日を指定して絞り込み検索を行います。

※終了日を開始日より過去の日付に設定することはできません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストの作成日が条件に合う場合に抽出されます。

最終更新日

最終更新日を指定して絞り込み検索を行います。

※終了日を開始日より過去の日付に設定することはできません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストの最終更新日が条件に合う場合に抽出されます。

スコープ


選択したフォルダ

指定したフォルダ直下のフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

※フォルダを指定する必要があります。

選択したフォルダの下すべて

指定したフォルダ内のすべてのフォルダ、ファイル、リッチテキストに絞ります。

※フォルダを指定する必要があります。

追加オプション

追加オプションボタンを押すと、追加で指定できる検索オプションが現れます。

追加オプションを指定しない場合、検索結果の並び順は最終更新日の降順となります。

名前 説明
ソート順最終更新日最終更新日の昇順/降順に並べます。
作成日作成日の昇順/降順に並べます。
閲覧数

閲覧数の昇順/降順に並べます。

「閲覧数」を選択した場合はフォルダは検索対象にはなりません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストの閲覧数でソートされた後抽出されます。

お気に入りされている数

お気に入りされている数の昇順/降順に並べます。

「お気に入り数」を選択した場合はフォルダは検索対象にはなりません。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストのお気に入り数でソートされた後抽出されます。

降順/昇順降順選択したソート項目の降順に並べます。
昇順選択したソート項目の昇順に並べます。
お気に入りしたファイルで絞り込む 

自分でお気に入りに登録したファイル、リッチテキストに絞ります。

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストがお気に入り登録されている場合に抽出されます

未読ファイルに絞り込む 

操作者の未読ファイル、リッチテキストに絞ります。

※組織で未読既読機能を使うように設定されている場合のみ利用可能になります。【未読既読機能設定について】

※リッチテキストの添付ファイルを検索する場合は添付元のリッチテキストが未読の場合に抽出します。

検索結果を閲覧する

検索するとメイン画面(検索結果)に検索結果が表示されます。

検索結果の表示件数には上限があります。検索条件を追加するなどしてさらに絞り込んでください。

【各上限値について】

メイン画面(検索結果)に表示する情報は、以下の通りです。

項目説明

名前説明
名前

ライブラリ/フォルダ/ファイル/リッチテキストの名前が表示されます。

ファイル/リッチテキストの場合、ダブルクリックすることでプレビューができます。

お気に入りに登録されているファイル/リッチテキストの場合、お気に入りアイコンが表示されます。

リンクを使用した共有が設定されているファイルの場合、共有アイコンが表示されます。

非公開に設定された場合は、名前の文字色が灰色になります。

組織で未読既読機能を使うように設定されている場合、操作者が未読のファイル/リッチテキストは名前が太字で表示されます。【未読既読機能設定について】

組織で未読既読機能を使うように設定されていない場合、すべてのファイル/リッチテキストは名前が細字で表示されます。

作成者

そのライブラリ/フォルダ/ファイル/リッチテキストを作成したユーザ名が表示されます。

クリックするとユーザ情報がポップアップで表示されます。

作成日そのライブラリ/フォルダ/ファイル/リッチテキストの作成された日付が表示されます。
最終更新日そのライブラリ/フォルダ/ファイル/リッチテキストが最後に更新された日時が表示されます。
場所

そのライブラリ/フォルダ/ファイル/リッチテキストの場所が表示されます。

クリックすることでその場所に移動することができます。

※リッチテキストの添付ファイルの場合は添付元のリッチテキストの場所を表示します。

閲覧数

そのファイル/リッチテキストの閲覧数を表示します。

フォルダ、リッチテキストの添付ファイルは常に空欄となります。

お気に入り数

そのファイル/リッチテキストのお気に入りされている数を表示します。

フォルダ、リッチテキストの添付ファイルは常に空欄となります。

添付元のリッチテキスト名

リッチテキストの添付ファイルの場合に添付元のリッチテキスト名が表示されます。

クリックすることでリッチテキストの閲覧画面を表示します。

ファイル、リッチテキスト、フォルダの場合は常に空欄となります。

[▲][▼]

各項目の右にある三角形をクリックすることで、並び順が変わります。

▼:降順の状態。この状態でクリックするとリストがその項目の昇順に並べられます。

▲:昇順の状態。この状態でクリックするとリストがその項目の降順に並べられます。

MyViewを操作する

MyViewを作成する

MyViewを登録します。

MyViewはユーザごとに表示したいライブラリを絞ってメイン画面(ナビゲーション)をカスタムする機能です。

選択できるのはライブラリのみです。登録したMyViewが閲覧できるのはMyViewの登録ユーザのみです。

  1. メイン画面(ナビゲーション)から[View]タブを選択し、MyView一覧を開きます。
    (すでに[View]タブでメイン画面(一覧)を表示している場合は「MyView一覧」リンクをクリックすることでMyView一覧を表示します。)
  2. [+]ボタンをクリックします
  3. 必須項目(赤文字の項目)を入力します。
  4. [保存]ボタンを押します。

※MyViewは登録できる数に上限があります。すでに上限に達している場合は新規に登録することはできません。  【各上限値について】

項目説明

名前
説明
MyView名(

MyView名を設定します。

設定した内容がメイン画面(View)に表示されます。

※MyView名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

説明

MyViewの説明を設定します。

※登録した説明はMyView一覧に表示されます。

※説明にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

ライブラリ

登録したいライブラリを選択します。

 ・未選択リスト :画面左側の選択リスト(ライブラリ登録時に「デフォルト表示」にチェックしたライブラリが初期表示されています。)

 ・選択済みリスト:画面右側の選択リスト

 

  1. 未選択リストに追加したいライブラリが表示されていない場合、ライブラリ名をテキストボックスに入力後、[検索]ボタンをクリックします。
    (キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます。)
    ※キーワードはライブラリ名の部分的なものでも検索可能です。複数キーワードでの検索はできません。
    ※アクセス権限のないライブラリは検索できません
  2. 未選択リストから追加したいライブラリ名を選択し、[>>]ボタンをクリックします。(同時に複数選択可能です。)
    ⇒選択したライブラリ名が選択済みリストに移動します。
  3. 選択済みリストからライブラリを外したい場合は、選択済みリストのライブラリ名を選択し[<<]ボタンをクリックします。(同時に複数選択可能です。)

※ライブラリを1つも追加せずに保存することも可能ですが、メイン画面(View)にてそのMyViewを展開することができません。

 ※MyView登録後にライブラリに対するアクセス権限がなくなった場合、メイン画面(View)にてそのMyViewを展開してもそのライブラリは表示されません。

ソート対象

メイン画面(View)にてMyViewを展開したときのライブラリの並び順を設定します。

※ライブラリ配下のフォルダやファイルの並び順には適用されません。

ソート対象として使用できる項目は以下です。

    • ライブラリ名
    • 作成者
    • 作成日
    • 最終更新者
    • 最終更新日
ソート順

メイン画面(View)にてMyViewを展開いたときのライブラリの並び順を設定します。

※ライブラリ配下のフォルダやファイルの並び順には適用されません。

ソート順として移用できる項目は以下です。

    • 昇順 : 上から小さい順に並べます
    • 降順 : 上から大きい順に並べます

MyViewを編集する

MyViewを編集します。

編集したいMyViewはMyView一覧画面にて探します。(検索機能はありません)

  1. メイン画面(ナビゲーション)から[View]タブを選択し、MyView一覧を開きます。
    (すでに[View]タブでメイン画面(一覧)を表示している場合は「MyView一覧」リンクをクリックすることでMyView一覧を表示します。)
  2. 編集したいMyViewの行の[編集]リンクをクリックします。
  3. 変更したい内容を入力します。(必須項目(赤文字の項目)はブランクには変更できません。)
  4. [保存]ボタンを押します。

項目説明

名前
説明
MyView名(

MyView名を設定します。

設定した内容がメイン画面(View)に表示されます。

※MyView名にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

説明

MyViewの説明を設定します。

※登録した説明はMyView一覧に表示されます。

※説明にWebページやエディタなどからコピーした文字を利用しますと、作成されたフォルダが開けなくなる場合があります。

ライブラリ

登録したいライブラリを選択します。

 ・未選択リスト :画面左側の選択リスト(ライブラリ登録時に「デフォルト表示」にチェックしたライブラリが初期表示されています。)

 ・選択済みリスト:画面右側の選択リスト

すでにライブラリが設定されている場合は選択済みリストにライブラリ名が表示されます。

対象のライブラリに対するアクセス権限がなくなっている場合、MyView名には「アクセス権なしライブラリ」と表示されます。

(MyViewから除外したい場合は、以下の3.の手順にて除外してください。)

  1. 未選択リストに追加したいライブラリが表示されていない場合、ライブラリ名をテキストボックスに入力後、[検索]ボタンをクリックします。
    (キーワード入力後Enterキーを押しても検索を実行できます。)
    ※キーワードはライブラリ名の部分的なものでも検索可能です。複数キーワードでの検索はできません。)
    ※アクセス権限のないライブラリは検索できません
  2. 未選択リストから追加したいライブラリ名を選択し、[>>]ボタンをクリックします。(同時に複数選択可能です。)
    ⇒選択したライブラリ名が選択済みリストに移動します。
  3. 選択済みリストからライブラリを外したい場合は、選択済みリストのライブラリ名を選択し[<<]ボタンをクリックします。(同時に複数選択可能です。)

※ライブラリを1つも追加せずに保存することも可能ですが、メイン画面(View)にてそのMyViewを展開することができません。

※MyView登録後にライブラリに対するアクセス権限がなくなった場合、メイン画面(View)にてそのMyViewを展開してもそのライブラリは表示されません。

ソート対象

メイン画面(View)にてMyViewを展開したときのライブラリの並び順を設定します。

※ライブラリ配下のフォルダやファイルの並び順には適用されません。

ソート対象として使用できる項目は以下です。

    • ライブラリ名
    • 作成者
    • 作成日
    • 最終更新者
    • 最終更新日
ソート順

メイン画面(View)にてMyViewを展開いたときのライブラリの並び順を設定します。

※ライブラリ配下のフォルダやファイルの並び順には適用されません。

ソート順として移用できる項目は以下です。

    • 昇順 : 上から小さい順に並べます
    • 降順 : 上から大きい順に並べます

MyViewを削除する

MyViewを削除します。

削除したいMyViewはMyView一覧画面にて探します。(検索機能はありません)

  1. メイン画面(ナビゲーション)から[View]タブを選択し、MyView一覧を開きます。
  2. 削除したいMyViewの行の[削除]リンクをクリックします。

各上限値について

分類内容上限値
作成上限ライブラリ1,000
全体のフォルダ上限なし
全体のファイル上限なし
ライブラリ配下のすべてのフォルダ1,000
ライブラリ配下のすべてのファイル10,000
フォルダ直下のフォルダ200
フォルダ直下のファイル500
1フォルダ、ライブラリに登録できるアクセス権限100
アップロードできるファイルのサイズ200MB
1回のD&Dでアップロードできるファイル200
1リッチテキストに添付できるファイル10
1ユーザが作成できるMyView100
1ユーザが作成できるお気に入り100
階層ライブラリを含む階層の上限10
アクセス権変更

「アクセス権を変更する」にチェックをつけてライブラリやフォルダを編集する場合、

以下の合計が上限値以内である必要があります。(※1)
①対象ライブラリ、フォルダの現在のアクセス権限の設定数
②ライブラリ編集時:入力値のアクセス権限の設定数 X 1

 フォルダ編集時 :入力値のアクセス権限の設定数 X 3
③配下のすべてのフォルダの現在のアクセス権限の設定数
④入力値のアクセス権限の設定数 X 配下のすべてのフォルダ数

9,500

ライブラリ削除

ライブラリを削除する場合、該当のライブラリがMyViewに登録されている件数が上限値以内である必要があります。

9,500
フォルダ削除

フォルダを削除する場合、以下の合計が上限値以内である必要があります。

①配下のすべてのフォルダ数

②配下のすべてのファイル数

③配下のすべてのリッチテキストの添付ファイル数

 

9,500
フォルダの公開設定変更

フォルダの公開設定を変更する場合、以下の合計が上限値以内である必要があります。

①配下のすべてのフォルダ数

②配下のすべてのファイル数

9,500
フォルダ移動

移動対象フォルダと移動先フォルダの所有者の組み合わせに応じて、以下の合計が上限値以内である必要があります。

◆所有者がすべて同じ場合:

  ①移動するフォルダ数

  ②移動先のアクセス権限数×2

  ③配下のすべてのフォルダの現在のアクセス権限数

  ④新たに設定するアクセス権限数

◆所有者が一部異なる場合:

 ①移動するフォルダ数 ×2

 ②移動先のアクセス権限数×2

 ③配下のすべてのフォルダの現在のアクセス権限数

 ④新たに設定するアクセス権限数

◆所有者がすべて異なる場合:

 ①移動するフォルダ数 ×2

 ②移動先のアクセス権限数×2

 ③新たに設定するアクセス権限数

9,500
表示一覧画面表示件数100
バージョン一覧画面に表示する最大バージョン数100

メイン画面(検索結果)の表示件数(フォルダ)

100
メイン画面(検索結果)の表示件数(ファイル+リッチテキスト)100

アクセス権限一括更新結果画面表示件数

300

※1「編集対象の共有設定が多すぎるため、保存できません。」のエラーが表示され、ライブラリ編集やフォルダ編集画面で保存ができない場合は、アクセス権限一括更新画面よりシステム管理者にて同じ操作が可能。

 

アクセス権限について

アクセス権限ごとに、可能な操作を以下にまとめます。

  「〇」:操作可能

  「×」 :操作不可

  「-」:機能なし

操作

システム管理者書き込み可読み取り専用アクセス権限なし(※5)
公開非公開(※4)

ライブラリ
























新規に登録する×××
編集する×××
削除する〇(※1)×××
ライブラリを参照する

×
ライブラリを検索する×
直下にフォルダを作成する××
直下にファイルをアップロードする××
直下にリッチテキストを作成する××
ファイル・リッチテキストの移動先に指定する××
直下のファイル






バージョンアップする×××
ファイル設定を変更する×××

公開設定を変更する

×××
お気に入り登録する××
移動する×××
削除する×××
参照する××
ダウンロードする××
検索する××
未読/既読にする(※6)××
リンクを使用した共有・停止(※7)(※7)×××
直下のリッチテキスト





編集する×××
ファイル設定を変更する×××
公開設定を変更する×××
お気に入り登録する××
移動する×××
削除する×××
参照する××
検索する××
未読/既読にする(※6)××
フォルダ





















編集する〇(※2)×××
公開設定を変更する〇(※2)×××
移動する×××
削除する×××
フォルダを参照する××
フォルダを検索する××
直下にフォルダを作成する×××
直下にファイルをアップロードする×××
直下にリッチテキストを作成する×××
ファイル・リッチテキストの移動先に指定する×××
直下のファイル






バージョンアップする×××
ファイル設定を変更する×××
公開設定を変更する〇(※3)〇(※3)×××
お気に入り登録する××
移動する×××
削除する×××
参照する××
ダウンロードする××
検索する××
未読/既読にする(※6)××
リンクを使用した共有・停止〇(※7)〇(※7)×××
直下のリッチテキスト





編集する×××
ファイル設定を変更する×××
公開設定を変更する〇(※3)〇(※3)×××
お気に入り登録する××
移動する×××
削除する×××
参照する××
検索する××
未読/既読にする(※6)××

※1 配下にフォルダやファイルが存在している場合は削除できません。

※2 配下のすべてのフォルダに対して「書き込み可」のアクセス権限が必要です。

※3 直上のフォルダが非公開の場合、公開には変更できません。

※4 非公開状態のフォルダ/ファイル/リッチテキストは文書管理上では「書き込み可」の場合のみ参照可能で、「読み取り専用」の場合は参照ができません。

  ただし、「読み取り専用」であってもファイルやリッチテキストの添付ファイルのダウンロード、Salesforce標準画面からの参照は可能となります。

※5 自分がアップロードしたファイルであってもアクセス権限がなければ、文書管理上では参照はできません。

  ただし、フォルダにアクセス権限がなくてもSalesforce標準画面からは参照が可能となります。

※6 既読/未読にする操作を行ったユーザのみが対象のファイルとリッチテキストに対して未読/既読となります。

※7リンクを使用した共有は公開状態のファイルのみ可能となります。

制限事項について

大量のファイルを作成する時の制限事項

一度に9,000件以上のファイルやリッチテキストを作成すると以下の制限が発生する場合があります。

  • 検索項目に「全て(コンテンツ含む)」を指定して検索した場合、検索結果に表示されないファイルやリッチテキストがある
  • ファイルプレビューできないファイルがある

検索のインデックス化やファイルプレビューの生成が完了してから再度ご確認ください

  • No labels