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組織管理をする

 

アプリケーション設定 > アドレス帳 > 組織図 から選択してください。

 

 

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表示する

組織情報を表示(現在)

  • 組織管理画面を開くと、現在の組織情報(ロール階層)が表示されます。
  • [バージョン名]は、状況に応じて文字の色が異なります。

反映されているバージョンと最新のバージョンに差異がある場合は通知

  • 組織管理画面を開いた時、最新のバージョン情報を取得して表示しますが、
    実際に反映されている(有効化されている)組織情報と差異がある場合は、メッセージが表示されます。

組織情報を表示(バージョンを指定)

  • 「バージョン名」のリストで指定したバージョンの組織情報(ロール階層)が表示されます。

※Google Chromeにて本操作を実行すると、インジゲーター(読み込み表示)が表示されたまま、応答しなくなる事象が発生する場合があります。

 他のブラウザでは本事象は発生しないため、他のブラウザで再度操作をお試しください。

ロールメンバを表示

  • 組織情報内の各ロールをクリックすると、画面下部に、ロール情報及び、登録されているユーザーが表示されます。 

 

項目説明

名前説明
 組織情報画面
バージョン名

各バージョンの名前が表示されます。

有効化日時

対象のバージョンが有効化される日時が表示されます

メモ 対象のバージョンに対する補足情報が表示されます
状況

表示されたバージョンの状況が表示されます。
この状況によって、バージョン名の文字色が設定されます。 

状況説明
未反映新しいバージョンは作成し、まだ1度も有効になってない状況。
グレー無効以前有効になっていたが、新たなバージョンが有効になった結果、無効になった過去のバージョン。

反映中、

スケジュール中

組織反映で、即時反映を実行し、反映中の状態。

またはスケジュール反映を実行し、有効化日時を待っている状態。

有効(即時)、

有効(スケジュール)

現在、有効になっているバージョン。

()の中に反映した方式が表示されている。

エラー(即時)、

エラー(スケジュール)

反映処理を実行したがエラーになったバージョン。

()の中に反映した方式が表示されている。

最終更新者最終更新を実施したユーザー名及び、更新日時が表示されます。
[編集]

表示されているバージョンの組織情報を編集します.

未反映のバージョンを表示した時、表示されます。

[エラー詳細]

状況がエラーとなっているバージョンを指定している時のみ表示されます。

クリックすると、エラーの内容が確認できます。

[新規作成]

新たなバージョンを作成します。

名前説明
新規新規に、組織情報を作成します。
設定済みロールを取得現在、反映されている組織情報をコピーして作成します。
バージョンをコピー既に作成されている、任意のバージョンの組織情報をコピーして作成します。
[組織反映]

作成されたバージョンを反映(有効化)します。

名前説明
スケジュール反映有効化日時に指定した時間で反映します。
即時反映組織に、即時反映します。
 ロール詳細
ロールIDロールを作成すると自動採番されるIDです。
表示ラベル組織情報上で表示されるロール名です。
ロール名

ロールを識別する為の名称で、組織ツリー上には表示されません。
以下の入力制限に引っかる場合はエラーとなります。 

  1. 先頭文字列は半角英字である必要がある。
  2. 半角英数字及びアンダースコア「_」は許可しない。
  3. アンダースコア「_」の連続使用は許可しない。 
  4. 最後の文字列アンダースコア使用は許可しない。
  5. 他のロールとロール名が重複チェック(大文字小文字区別しません)は許可しない。
上位ロール上位に位置するロールが表示されます。
ユーザー

そのロールに所属するユーザーです。
他のロールに設定されているユーザーを別のロールに設定するとエラーとなります。

作成する

新たに組織情報(ロール階層)を作成します。バージョンを作成しても自動的に有効化はされません。組織反映をすることで有効化されます。

現在、設定済みロールを更新することはできないので、新しくバージョンを作成して、そのバージョンを組織に反映する必要があります。

 

新規作成には、3つの方法があります。

  • 新規に作る
      全くの新規に組織情報を作成します。
  • 設定済みロールから作る
      現在、有効になっている組織情報をコピーして作成します。
  • 指定のバージョンをコピーして作る
      既に作成されている、任意のバージョンの組織情報をコピーして作成します。

 

各種項目の設定については、「変更する」を参照してください。

 

新規に作る

  1. [新規作成] > [新規]を選択します。
  2. 空の組織情報画面が表示されます。
  3. 左上の[新規ロール]をクリックし、空のロールが表示されます。
  4. 画面下部のロール詳細に、ロール情報を設定し、[更新]をクリックします。
  5. 1つ以上のロールが表示されていれば、各ロール内の[+]をクリックしても、新規ロールを作成できます。
  6. 3~5の作業を繰り返し、全てロール情報が作成できた時点で、[保存]をクリックします。

設定済みロールから取得

  1. [新規作成] > [設定済みロールを取得]を選択します。
  2. 組織情報画面が表示され、有効になっている設定済みロール情報が表示されます。
  3. ロールを追加する場合は、左上の[新規ロール]をクリックするか、各ロール内の[+]をクリックして、新規ロールの枠を作成します。
  4. 追加したロールまたは、作成されているロールをクリックし、ロール情報を設定し、[更新]をクリックします。
    この際、必要に応じてメンバの追加・削除も可能です。
  5. 3~5を繰り返し、[保存]をクリックします。

バージョンをコピー

  1. [新規作成] > [バージョンをコピー]を選択します。
  2. 組織情報画面が表示され、指定したバージョンのコピーが表示されます。
  3. 上記の”設定済みロールから取得”と同様に、ロール情報を更新して保存します。

 

変更する

組織情報を変更したい場合、編集ボタンをクリックして編集モードにし、各ロールのメンバを変更したり、新たにロールを追加します。

変更処理が終わり、[保存]ボタンをクリックすることで初めて保存されます。

編集ができるのは、未反映の組織情報だけになります。

ロールを追加する

  • 上位ロールを持たないロール追加
    1. 編集モードで、[新規ロール]をクリックします。
    2. 組織情報の左上部に空のロールが作成されます。
    3. 画面下部のロール詳細に、情報を登録するとロールが追加されます。
      指定のロールの配下にロールを作成する場合は、”上位ロール” を設定してください。
    4. [保存]をクリックします。
  • 特定ロールの配下にロール追加
    1. 編集モードで、追加したいロール情報の中で[+]をクリックします。
    2. [+]をクリックしたロールの直下に空のロールが作成されます。
    3. 追加されたロールをクリックして、画面下部のロール詳細で、情報を登録し、[更新]をクリックします。
      ”上位ロール” を変更することで、追加した位置とは異なる別のロールの下に追加されます。
    4. [保存]をクリックします。

ロールを削除する

  1. 編集モードで、追加したいロール情報の中で[-]をクリックします。
  2. [保存]をクリックします。

ロールメンバを変更する

  1. 編集モードで、追加したいロールをクリックすると、画面下部にある2つのリストボックスのうち、左側に登録されているメンバが表示されます。
  2. 2つのリストボックスの右側に、ユーザーが表示されています。
    [←]をクリックして左のリストボックスに追加し、[更新]をクリックして反映します。
  3. [保存]をクリックします。

作成した組織を反映する

作成または更新した組織情報はバージョン情報としては保存されましたが、実際のロール情報としては更新されません。

反映機能を実行することで、反映されます。

指定した時刻での反映

  1. [組織反映] > [スケジュール反映]をクリックします。
  2. メッセージが表示され、”はい”を選択すると、”有効化日時”で設定された日時に反映されます。

即時反映

  1. [組織反映] > [即時反映]をクリックします。
  2. メッセージが表示され、”はい”を選択すると、反映されます。

このユーザはポータルユーザに関連付けられた取引先を所有するため、ロールに属する必要があります。」エラーにより反映が失敗した場合

下記原因が考えられます。

  • パートナー取引先所有者となっているユーザーに対して、ロールを未設定にするようなバージョンの反映を行っている。

Salesforceではパートナーユーザーを持つパートナー取引先の所有者ユーザーのロールを未設定にする変更が行えません。

下記対応をお試しください。

  • バージョンの新規作成から「設定済みロールを取得」を選択し、パートナー取引先の所有者となっているユーザーがロールに割当たるようなバージョンを作成する

※パートナー取引先ユーザーが無効となっており、バージョンの作成画面にて表示されない場合

併せて、下記対応をお試しください。

    • 無効となっているユーザーが所有しているパートナー取引先の所有者を、有効なユーザーに変更する
    • 無効となっているユーザーを一時的に有効に変更し、ロールに割当たるようなバージョンを作成する

スケジュール反映をキャンセルする

スケジュール反映処理を実行したバージョンをキャンセルすることができます。

状況が”スケジュール中”となったバージョンを表示すると、[新規作成]ボタンの横に、[スケジュール中止]ボタンが表示されます。

スケジュールのキャンセル

   状況が”スケジュール中”となったバージョンを表示すると、[新規作成]ボタンの横に、[スケジュール中止]ボタンが表示されます。

  1. [スケジュール中止]をクリックします。
  2. メッセージが表示され、”はい”を選択すると、キャンセルされ状況が、未反映の状態になります。

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