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目次

概要

できること

ワークフローの利用者は、以下のことが行えます。

機能概要
申請     
  • 申請データの作成、編集、削除
  • 申請
  • 申請の取消
承認                   
  • 承認・否認・差戻・取戻
回覧
  • 回覧、回覧の確認

ワークフロー画面の5つのビュー

左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックすると、5つのビューを切り替えるワークフローのメイン画面になります。

ラベル説明補足
申請データ

自分が参照できるすべての申請データ(+ボタンから作成されたデータ、他人が参照したものも含む)を表示します。

状況欄の参照リンクをクリックすることで承認状態を確認することができます。

検索対象で「添付ファイル」を選択することで添付ファイルを検索することができます。

ワークフローの画面表示制御にて非表示設定の場合表示されません。
申請済み自分が参照できるすべての申請済みレコード(自分が申請したレコード、他人が申請したものも含む)を表示します。

Salesforceライセンスを持っている場合、標準オブジェクトやカスタムオブジェクトと紐付く申請もここに表示されます。

処理待ち

自分が処理(承認・否認・差戻)する必要があるレコードを表示します。

レコードは最大10,000件まで表示されます。

Salesforceライセンスを持っている場合、標準オブジェクトやカスタムオブジェクトと紐付く申請もここに表示されます。
処理済み自分が処理したレコードを表示します。Salesforceライセンスを持っている場合、標準オブジェクトやカスタムオブジェクトと紐付く申請もここに表示されます。
回覧待ち

自分が確認する必要のあるレコードを表示します。

ワークフローの画面表示制御にて非表示設定の場合表示されません。

初期表示一覧の設定

ワークフローの利用者は、初期表示する一覧を設定することができます。デフォルトでは申請データ一覧が表示されます。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. ワークフロー設定をクリックし、ワークフロー設定画面を開きます。
  3. 一覧の設定から、初期表示したい一覧を選択し、保存ボタンをクリックします。

申請

申請者に設定されているユーザが、申請対象のレコード(申請データ)を登録し、承認プロセスを利用して、申請を起票することができます。

起票された申請情報は承認プロセスに登録されている承認者のところへまわります。

申請データを作成する

申請データを新規に作成します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面左上の「+」ボタンをクリックし、申請データの登録画面を開きます。
    以下の項目を入力します。

    項目設定値
    申請フォーム申請フォームが選択可能な場合、該当するものを選択してください。休暇申請
    件名

    必須項目です。

    任意の件名を入力してください。
    休暇申請(午前半休) 2016/06/20
  3. 保存して次へボタンをクリックします。 

  4. 任意の項目に値を入力して保存ボタンをクリックします。

   ※申請する際に使用する承認プロセスに申請条件が設定されている場合、申請条件を満たすように申請データを登録する必要があります。

申請データを参照する

作成済みの申請データを参照します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  • 申請データ一覧から参照したい申請データの行の件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。

    一覧に参照したいレコードが表示されていない場合は、以下の条件を指定して検索を行うことができます。

    名前 
    検索対象

    検索する対象を選択します。

    ・申請データ

      申請データに対して検索を行います

    ・添付ファイル

      申請データの添付ファイルに対して検索を行います(ただしキーワード以外の条件は申請データに対して使用します)

      検索結果に「ファイル名」列が追加され、抽出された添付ファイルが表示されます。

      検索結果のファイル名をクリックすることでファイルのプレビューを表示することができます。

    キーワード

    入力された文字列をキーワードとして、キーワード検索を行います。

    ・検索対象が申請データ

      申請データに最初から含まれている件名と備考のほか、テキスト、テキストエリア、ロングテキストエリア、テキストエリア(リッチ)、メール、電話の各項目が検索対象となります。

    ・検索対象が添付ファイル

      申請データの添付ファイル名とドキュメント内容が検索対象となります。

     ※ファイルがうまく検索されない場合はキーワード以外の項目で申請データを絞り込み、検索してください。

    申請ステータス

    選択された申請ステータスの申請データを検索します。複数指定可能です。

    申請フォーム

    申請データの申請フォームに対して、プルダウンで選択した申請フォームを検索します。(プルダウンは、現在割り当てられている申請フォームが選択できます。)

    --全て--を選択した場合、参照可能な全ての申請データが検索対象となります。

    件名

    申請データの件名に対して、入力された文字列を含む申請データを検索します。

    作成者

    申請データの作成者に指定されているユーザに対して、入力された文字列を含むユーザを検索します。

    作成日

    申請データの作成日に対して、入力された日付の範囲に含まれる作成日を検索します。

    片側だけ入力することで、入力した日付より過去(または未来)に作成された申請データを検索できます。

    最終更新日

    申請データの最終更新日に対して、入力された日付の範囲に含まれる最終更新日を検索します。

    片側だけ入力することで、入力した日付より過去(または未来)に最終更新された申請データを検索できます。

    検索結果は初期表示として最大100件表示され、検索結果が一覧の表示件数以上に存在する場合には画面右上のレコード表示件数に「」が追加されます。(例:100+件)
    レコード表示件数に「+」がついている場合は、一覧を最下部までスクロールすることで、さらに追加表示することができます。

申請データにファイルを添付する

新規ファイルを添付する

クリップアイコンをクリックします。ダイアログが開きますので、添付したいファイルを選択します。

また、エクスプローラからファイルをドラッグしていただき、「添付ファイル」エリアにドロップすることでもファイルを添付できます。

ドラッグ&ドロップによるファイルの添付では、複数ファイルを同時に添付することが可能です。

 ※ファイルを添付するにあたり、一つのファイルにつき下記制限があります。

ファイルサイズ:0バイト、あるいは200MBを超えるファイルをアップロードする事は出来ません。

ファイル名:250文字を超えるファイルをアップロードする事は出来ません。

添付ファイルのプレビューを表示する

添付済みのファイルを一覧から選び、プレビューアイコンをクリックします。

添付ファイルをダウンロードする

添付済みのファイルを一覧から選び、ダウンロードアイコンをクリックします。

添付ファイルを更新する(ファイルの新しいバージョンをアップロードする)

添付済みのファイルを一覧から選び、新しいバージョンをアップロードアイコンをクリックします。ダイアログが開きますので、添付したいファイルを選択します。

添付ファイルを削除する

添付済みのファイルを一覧から選び、削除アイコンをクリックします。

申請データを印刷する

申請データ参照画面の右上の印刷アイコンをクリックすると印刷用のページが別タブで開きます。

画面上部の「印刷」ボタンをクリックするとブラウザの印刷機能が開きます。

タブを直接閉じるか、印刷プレビュー画面上部の「閉じる」ボタンで印刷用プレビュー画面を閉じることができます。

画面上部のボタンの箇所は印刷されません。

※チェックボックス型の項目は画像で提供されているため、印刷設定の「背景画像を印刷する」設定が有効でないと印刷されません。

 チェックボックス型の項目を印刷する場合、印刷時にそれぞれブラウザの下記の設定を有効にして印刷してください。

  • GoogleChromeの場合
    印刷>詳細設定>「背景のグラフィック」にチェック
  • FireFoxの場合
    印刷プレビュー>ページ設定>「背景色と背景画像も印刷」にチェック
  • Internet Explorerの場合
    印刷プレビュー>ページ設定>「背景の色とイメージを印刷する」にチェック

申請データを編集する

作成済みの申請データを編集します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。
  3. 編集ボタンをクリックし、申請データの編集画面を開きます。
  4. 以下のように項目を入力します。

    項目設定値
    現在の申請フォーム現在選択されている申請フォームが表示されます。
    変更はできません。
     
    申請フォーム申請フォームが選択可能な場合、該当するものを選択してください。休暇申請
    件名

    必須項目です。

    任意の件名を入力してください。
    休暇申請(全休) 2016/06/20
  5. 保存して次へボタンをクリックします
  6. 任意の項目に値を入力して保存ボタンをクリックします。
  7. 申請データに添付ファイルを付与する場合は、申請データ参照画面下部の添付ファイルセクションのクリップアイコンをクリックしてください。 
    1. 添付したファイルに対してはプレビュー表示、ダウンロード、新しいバージョンをアップロード、削除することが可能です。
    2. ファイルを差し替えたい場合は、対象のファイルを削除した後、新しいファイルを追加してください。

    ※ロックされている申請データは編集できません。

申請データをコピーする

作成済みの申請データをコピーし、新規に申請データを作成します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 申請データ一覧から参照したい申請データの行の件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。
  3. コピーボタンをクリックします。

    以下のように項目を入力します。

    項目設定値
    申請フォームコピー元の申請データの申請フォームが使用可能な場合は 同じ申請フォームを使用します。 使用できない場合は、使用可能な申請フォームを選択してください。休暇申請
    件名

    必須項目です。

    任意の件名を入力してください。 ※デフォルトでコピー元の件名が入力されています。
    休暇申請(全休) 2016/06/20



    申請データのコピーにおける留意点

    1. コピー対象の項目は、コピー先の申請フォームに紐づくページレイアウトで表示する設定になっている項目がコピーされます。
    2. ページレイアウトに表示対象となっている場合でも項目レベルセキュリティで編集権のない項目はコピーされません。
    3. 添付ファイルは、コピーされません。
    4. コピー対象となる項目の型は以下の通りです。以下にない型の項目はコピーされません。

      備考
      URL 
      チェックボックス 
      テキスト 
      テキストエリア 
      テキストエリア(リッチ) 

      ロングテキストエリア

       
      パーセント 
      メール 
      数値 
      選択リスト

      項目の選択リストオプション について

      「値セットで定義された値に選択リストを制限します」

      が有効な場合に、コピー先の申請フォームで使用できない選択値を

      コピーすることができません。

       

      選択リスト(複数選択)

      項目の選択リストオプション について

      「値セットで定義された値に選択リストを制限します」

      が有効な場合に、コピー先の申請フォームで使用できない選択値を

      コピーすることができません。

      地理位置情報 
      通貨 
      電話 
      日付 
      日付/時間 
      参照関係

      参照先のレコードに参照権限によりコピー動作が以下になります。

      • 参照権がある:項目がコピーされる。
      • 参照権がない:項目がコピーされない。
      外部参照関係 

申請データを削除する

作成済みの申請データを削除します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 申請データ一覧から削除したい申請データの行の件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。
  3. 削除ボタンをクリックします。
  4. 削除してもよろしいですか?のメッセージが表示されますのではいボタンをクリックします。

    ※ロックされている申請データは削除できません。

申請する

申請します。

  1. 申請画面を開きます。
    1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
    2. 申請データ一覧から申請したい申請データの行の件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。
    3. 申請ボタンをクリックします。
  2. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    承認プロセス名

    必須項目です。

    利用する承認プロセスを選択してください。 利用可能な承認プロセスが1件しかない場合は、承認プロセスが選択状態で表示されます。
    休暇申請プロセス Ver.001
    部署(※)申請時の申請者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)申請申請者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)申請申請者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント承認者へ向けたコメントを入力してください。申請します。
    宜しくお願いします。

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 申請画面初期表示時:申請者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で申請した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

     

  3. 申請ボタンをクリックします。
    1. 次のステップの承認者に対して承認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると承認画面が開きます)。
    2. 申請時タイミングで回覧設定のされている承認プロセスを使用する場合、
      申請時に選択、あるいはバージョン登録時に設定している回覧者に対して、回覧確認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると申請データ確認画面が開きます)。

   ※利用したい承認プロセスが選択できない場合、以下の理由が考えられます。

    • 承認プロセスが有効ではない
    • 承認プロセスの申請可能期間ではない
    • 申請者に設定されていない
    • 登録した申請データが申請条件を満たしていない
    • 申請時に実行される項目自動更新の対象項目が取得できない

空ステップ申請

   第1ステップが空ステップを許可されている場合、申請者は第1ステップを空ステップに指定して申請を実行することができます。

   その場合、申請後は第2ステップに遷移します。

   空ステップ申請を実行するには、申請画面で「次のステップを空ステップに指定する」をチェックした状態で、申請ボタンをクリックします。

   (「次のステップを空ステップに指定する」のチェックボックスは第1ステップが空ステップを許可している場合にのみ表示されます

   ※空ステップに指定されたステップはフロー上は通っていない扱いとなるため、差戻でそのステップに戻すことはできません。

   ※連続する2つ以上のステップをまとめて空ステップに指定して飛ばすことはできません。

   ※空ステップとしてステップを飛ばした場合、飛ばしたステップの承認者に空ステップとして飛ばした旨の通知が届きます

    ⇒空ステップの通知のON/OFFはアプリケーション設定の通知設定から切り替えることができます。

   ※以下の場合、第1ステップを空ステップに指定することはできません。

    ・第1ステップが最終ステップの場合(第1ステップを承認することで申請が承認済みとなる)

    ・第2ステップの承認者割り当てが手動割り当ての場合

申請者が承認状態を確認する

申請者が申請済みの申請情報の承認状態を確認します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の申請済みボタンをクリックし、申請済み一覧画面を開きます。
    一覧に参照したいレコードが表示されていない場合は、以下の条件を指定して検索を行うことができます。

    名前 
    検索対象
    検索対象を指定します。 
    ・私の申請:自分の申請を検索対象にします。
    ・すべての申請:全ての申請を検索対象にします。
    申請者
    検索対象が「すべての申請」の場合にのみ入力が可能になります。
    申請者に指定されているユーザに対して、入力された文字列を含むユーザを検索します。
    申請ステータス選択された申請ステータスの申請データを検索します。複数指定可能です。
    申請ID申請のIDに対して、入力された文字列と一致する申請IDを検索します。
    入力された文字列が申請IDの桁数に満たない場合、左ゼロ埋めで検索します。(例:「999」と入力の場合、「000000999」で検索します。)
    承認プロセス名申請時に設定した承認プロセス名に対して、入力された文字列を含む承認プロセス名を検索します。
    承認者申請の承認者に設定されているユーザに対して、入力された文字列を含むユーザを検索します。
    既に承認を行ったステップのユーザについても検索対象となります。
    承認時コメント承認時に承認者が設定するコメントに対して、入力された文字列を含む承認時コメントを検索します。
    申請日申請日(申請を行った日)に対して、入力された日付の範囲に含まれる申請日を検索します。
    片側だけ入力することで、入力した日付より過去(または未来)に申請されたレコードを検索できます。
    完了日完了日(申請が最後まで承認されたか否認された日)に対して、入力された日付の範囲に含まれる完了日を検索します。

    片側だけ入力することで、入力した日付より過去(または未来)に申請完了したレコードを検索できます。
    ※完了日を入力した場合は、申請ステータス「未承認」のデータは検索対象外となります。

    検索結果は初期表示として最大100件表示され、検索結果が一覧の表示件数以上に存在する場合には画面右上のレコード表示件数に「」が追加されます。(例:100+件)
    レコード表示件数に「+」がついている場合は、一覧を最下部までスクロールすることで、さらに追加表示することができます。

  3. 一覧から確認したい申請データの行の参照リンクをクリックし、申請詳細画面を開きます。
  4. ▶フローを表示リンクをクリックして、申請がどのステップなのか視覚的に確認できます。
  5. 承認履歴から現在の承認状態を確認することができます。

申請情報の承認状態を印刷する

申請詳細画面の右上の印刷アイコンをクリックすると印刷用のページが別タブで開きます。

画面上部の「印刷」をクリックするとブラウザの印刷機能が開きます。

申請詳細画面内の「▶詳細を閉じる」リンクか、画面上部の「詳細を開く」チェックボックスにより、申請データの内容を展開/格納できます。

フローを表示」「すべてのコメントを表示」も同様に展開/格納が可能です。

タブを直接閉じるか、画面上部の「閉じる」ボタンで印刷用プレビュー画面を閉じることができます。

申請詳細画面内で格納されている部分と、画面上部のチェックボックスとボタンの箇所は印刷されません。

※チェックボックス型の項目は画像で提供されているため、印刷設定の「背景画像を印刷する」設定が有効でないと印刷されません。

 チェックボックス型の項目を印刷する場合、印刷時にそれぞれブラウザの下記の設定を有効にして印刷してください。

  • GoogleChromeの場合
    印刷>詳細設定>「背景のグラフィック」にチェック
  • FireFoxの場合
    印刷プレビュー>ページ設定>「背景色と背景画像も印刷」にチェック
  • Internet Explorerの場合
    印刷プレビュー>ページ設定>「背景の色とイメージを印刷する」にチェック

再申請する

承認済、却下済、取消済、プロセス管理者取消済となった申請データを用いて再度申請します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 申請データ一覧から再申請したい申請データの行の件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。
  3. 編集ボタンをクリックし、申請データの編集画面を開きます。
  4. 再申請するために必要な内容に申請データを編集し、保存して次へボタンを押し、レコードの詳細編集画面で必要な編集を行い、保存ボタンをクリックします。
  5. 再表示された申請データの参照画面にて申請ボタンをクリックします。
  6. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    承認プロセス名

    必須項目です。

    利用する承認プロセスを選択してください。
    休暇申請プロセス Ver.001
    部署(※)申請時の申請者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)申請時の申請者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)申請時の申請者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント承認者へ向けたコメントを入力してください。再度申請しましたので、ご確認の上、承認をお願いします。

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 申請画面初期表示時:申請者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で申請した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

  7. 申請ボタンをクリックします。
    1. 次のステップの承認者に対して承認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると承認画面が開きます)。
    2. 申請時タイミングで回覧設定のされている承認プロセスを使用する場合、
      申請時に選択、あるいはバージョン登録時に設定している回覧者に対して、回覧確認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると申請データ確認画面が開きます)。

  

   ※申請データを編集せずに再申請する以下のような方法もあります。

  1. 申請データ参照画面から再申請する
    1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
    2. 申請データ一覧から再申請したい申請データの行の件名リンクをクリックし、申請データの参照画面を開きます。
    1. 申請ボタンをクリックします。
  2. 申請詳細画面から再申請をする
    1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
    2. 画面上部の申請済みボタンをクリックし、申請済み一覧画面を開きます。
    3. 申請済み一覧から再申請した申請データの行の参照リンクをクリックし、申請詳細画面を開きます。
    4. 申請へボタンをクリックします。

申請を取消する

申請を取消します。

本機能は、申請者が申請を取り消すことが可能な承認プロセスを利用して申請している場合にのみ取消できます。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の申請済みボタンをクリックし、申請済み一覧画面を開きます。
  3. 申請済み一覧から取消を行いたい申請データの行の参照リンクをクリックし、申請詳細画面を開きます。
  4. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    部署(※)取消時の申請者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)取消時の申請者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)取消時の申請者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント割り振られていた承認者に向けたコメントを入力してください。内容に誤りがあるので取消します。

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 申請画面初期表示時:申請者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で申請を取消した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

  5. 申請の取消ボタンをクリックします。
  6. 取消してもよろしいですか?のメッセージが表示されますので、「はい」をクリック
  7. 承認者として割り振られた事のある承認者に対して、通知が行われます(通知をクリックすると承認画面が開きます)。
    (差戻しにより巻き戻されたステップの承認者、再割り当てにより有効な承認者でなくなった承認者には通知されません。)

申請の取り消しが行えない場合、以下の理由が考えられます。

  • 承認プロセスの申請の取消設定が「取消不可」に設定されている。
  • 承認プロセスの申請の取消設定が「承認後取消可能」で、既に承認が「承認済」「却下済」となっている
  • 承認プロセスの申請の取消設定が「承認前取消可能」で、既に承認者が1人でも承認、否認、差戻を行っている
  • プロセス管理者により申請が取消されている。


承認

承認者や、代理承認者に割り当てられたユーザが、自分のところにまわってきた申請情報を参照し、承認や否認、差戻を行います。

代理承認者の設定については代理承認者設定をご参照ください。

承認する

依頼された申請を承認します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の処理待ちボタンをクリックし、処理待ち一覧画面を開きます。
  3. 処理待ち一覧から承認したい申請情報の行の承認リンクをクリックし、承認画面を開きます。
  4. ▶詳細を開くリンクをクリックし、申請データの内容を確認します。
    ※添付ファイルの確認に関して
     詳細リンクでは、対象オブジェクトが申請データの場合にのみ添付ファイルの内容が確認できます。
     申請データ以外の場合は、処理待ち一覧に戻り、申請レコード名リンクをクリックし、確認してください。
  5. ▶フローを表示リンクをクリックして、現在のステップとフローの全体図を視覚的に確認できます。

  6. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    部署(※)承認時の承認者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)承認時の承認者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)承認時の承認者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント申請者、または次のステップの承認者に向けたコメントを入力してください。内容の確認ができたため承認します。

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 承認画面初期表示時:承認者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で承認した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

     

  7. 承認ボタンをクリックします。

    1. このステップが最後のステップではない場合、次のステップの承認者に対して承認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると承認画面が開きます)。
    2. このステップの承認タイミングで回覧設定のされている承認プロセスを使用する場合、
      承認時に選択、あるいはバージョン登録時に設定している回覧者に対して、回覧確認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると申請データ確認画面が開きます)。

強制承認

 強制承認が許可されたステップの場合、承認者は強制承認を実行することができます。

 強制承認は、現在のステップの承認を以て申請を強制的に承認する機能です(たとえフローの途中であっても以降のステップに遷移することなく、承認状態となります)。

 強制承認を実行するには、承認画面でチェックボックス「このステップの承認に伴い、申請を承認する」をチェックした状態で、承認ボタンをクリックします。

 

空ステップ承認

 次のステップが空ステップを許可されている場合、承認者は次のステップを空ステップに指定して承認を実行することができます。

 その場合、承認後は次の次のステップに遷移します。

 空ステップ承認を実行するには、承認画面でチェックボックス次のステップを空ステップに指定する」をチェックした状態で、承認ボタンをクリックします。

次のステップを空ステップに指定する」のチェックボックスは次のステップが空ステップを許可している場合でかつ、承認者がそのステップの最終承認者である場合にのみ表示されます

 ※空ステップに指定されたステップはフロー上は通っていない扱いとなるため、差戻でそのステップに戻すことはできません。

 ※連続する2つ以上のステップをまとめて空ステップに指定して飛ばすことはできません。

   ※空ステップとしてステップを飛ばした場合、飛ばしたステップの承認者に空ステップとして飛ばした旨の通知が届きます 

    ⇒空ステップの通知のON/OFFはアプリケーション設定の通知設定から切り替えることができます。 

   ※以下の場合、次のステップを空ステップに指定することはできません。

    ・次のステップが最終ステップの場合(次のステップを承認することで申請が承認済みとなる)

    ・次の次のステップが承認者割り当てが手動割り当ての場合

   ※もし強制承認と空ステップ承認の両方を指定して承認を行った場合は、強制承認が優先されます。

   ※代理承認者であっても空ステップ承認は実行できます。

否認する

依頼された申請を否認します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の処理待ちボタンをクリックし、処理待ち一覧画面を開きます。
  3. 処理待ち一覧から承認したい申請情報の行の承認リンクをクリックし、承認画面を開きます。
  4. ▶詳細を開くリンクをクリックし、申請データの内容を確認します。
    ※添付ファイルの確認に関して
     詳細リンクでは、対象オブジェクトが申請データの場合にのみ添付ファイルの内容が確認できます。
     申請データ以外の場合は、処理待ち一覧に戻り、申請レコード名リンクをクリックし、確認してください。
  5. ▶フローを表示リンクをクリックして、現在のステップとフローの全体図を視覚的に確認できます。
  6. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    部署(※)否認時の承認者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)否認時の承認者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)否認時の承認者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント申請者、または次のステップの承認者に向けたコメントを入力してください。内容が条件に満たしていないため否認します。

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 承認画面初期表示時:承認者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で否認した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

  7. 否認ボタンをクリックします。

差戻す

依頼された申請を差戻します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の処理待ちボタンをクリックし、処理待ち一覧画面を開きます。
  3. 処理待ち一覧から承認したい申請情報の行の承認リンクをクリックし、承認画面を開きます。
  4. ▶詳細を開くリンクをクリックし、申請データの内容を確認します。
    ※添付ファイルの確認に関して
     詳細リンクでは、対象オブジェクトが申請データの場合にのみ添付ファイルの内容が確認できます。
     申請データ以外の場合は、処理待ち一覧に戻り、申請レコード名リンクをクリックし、確認してください。
  5. ▶フローを表示リンクをクリックして、現在のステップとフローの全体図を視覚的に確認できます。
  6. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    部署(※)差戻し時の承認者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)差戻し時の承認者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)差戻し時の承認者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント申請者、または次のステップの承認者に向けたコメントを入力してください。内容に不備があったため差戻します。
    差戻し先差戻し先のステップを選択します。
      ・申請者: 申請者へ差戻します。申請情報のステータスは却下済みとなります。
      ・ステップ名: 任意のステップに差戻します。差戻し後は差戻し先のステップの承認者が処理者となります。
    申請者

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 承認画面初期表示時:承認者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で差戻した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

  7. 差戻ボタンをクリックします。

    1. 差戻し先が申請者ではない場合、差戻し先のステップの承認者に対して承認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると承認画面が開きます)。

取戻す

承認後、次のステップに遷移している場合、ステップを1つ前に戻し、未承認の状態に取り戻します。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の処理済みボタンをクリックし、処理済み一覧画面を開きます。
  3. 処理済み一覧から承認を取り消したい申請情報の行の参照リンクをクリックし、承認画面を開きます。
  4. ▶詳細を開くリンクをクリックし、申請データの内容を確認します。
    ※添付ファイルの確認に関して
     詳細リンクでは、対象オブジェクトが申請データの場合にのみ添付ファイルの内容が確認できます。
     申請データ以外の場合は、処理待ち一覧に戻り、申請レコード名リンクをクリックし、確認してください。
  5. ▶フローを表示リンクをクリックして、現在のステップとフローの全体図を視覚的に確認できます。
  6. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    部署(※)取戻し時の承認者の部署を入力してください。営業部
    役職(※)取戻し時の承認者の役職を入力してください。部長
    姓名(※)取戻し時の承認者の姓名を入力してください。鈴木 一郎
    コメント申請者、または次のステップの承認者に向けたコメントを入力してください。内容に不備があったため承認を取り消します。

     

    部署、役職、姓名における留意点

    1. 承認画面初期表示時:承認者のSalesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値がそれぞれ入力されています。
    2. 編集可否:申請したプロセスの設定により、編集の可否が制御されます。必要な場合は任意の値を入力してください。
    3. 未入力時:初期表示の情報をクリアするなどによって、未入力状態で差戻した場合、Salesforce標準のユーザ情報に設定された部署、役職、姓名の値で登録します。
      Salesforce標準のユーザ情報の部署、役職、姓名が未入力の場合には、未入力状態で登録します。

  7. 取戻ボタンをクリックします。

    ※下記条件をすべて満たす場合のみ取戻しができるようになります。
      ・現在のステップで誰も承認や否認などの操作を行っていない場合
      ・1つ前のステップで承認をした場合(1つ前のステップでの操作が否認や未回答の場合は取戻しできません)
      ・1つ前のステップが承認済みの場合(差戻しや取戻しされた直後のステップでは取戻しできません)
    ※取戻し後のステップは取戻しを行っていない承認者も未承認の状態となります
    ※再割り当てのあったステップに取戻した場合、再割り当て前の状態となります
    ※1つ前のステップで代理承認者が承認した場合は代理承認者も取戻し可能です
    ※2つ以上のステップを連続して取戻すことはできません

過去に処理した申請を確認する

過去に自分が処理(承認/否認/差戻)した申請を確認します。

承認後に承認者が不備に気付き、承認操作を再度行いたい場合などに使うことができます。

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の処理済みボタンをクリックし、処理済み一覧画面を開きます。
    一覧は初期表示として最大100件表示され、表示可能なレコードが一覧の表示件数以上に存在する場合には画面右上のレコード表示件数に「」が追加されます。(例:100+件)
    レコード表示件数に「+」がついている場合は、一覧を最下部までスクロールすることで、さらに追加表示することができます。

  3. 処理済み一覧から確認したい申請情報の行の参照リンクをクリックし、承認画面を開きます。
  4. 承認プロセス、承認履歴から過去に行った承認の内容を確認します。

申請情報の承認状態を印刷する

申請詳細画面の右上の印刷アイコンをクリックすると印刷用のページ(印刷プレビュー(承認)画面)が別タブで開きます。

画面上部の「印刷」をクリックするとブラウザの印刷機能が開きます。

申請詳細画面内の「▶詳細を閉じる」リンクか、画面上部の「詳細を開く」チェックボックスにより、申請データの内容を展開/格納できます。

フローを表示」「すべてのコメントを表示」も同様に展開/格納が可能です。

タブを直接閉じるか、印刷プレビュー画面上部の閉じるボタンで印刷用プレビュー画面を閉じることができます。

申請詳細画面内で格納されている部分と、画面上部のチェックボックスとボタンの箇所は印刷されません。

※チェックボックス型の項目は画像で提供されているため、印刷設定の「背景画像を印刷する」設定が有効でないと印刷されません。

 チェックボックス型の項目を印刷する場合、印刷時にそれぞれブラウザの下記の設定を有効にして印刷してください。

    • GoogleChromeの場合
      印刷>詳細設定>「背景のグラフィック」にチェック
    • FireFoxの場合
      印刷プレビュー>ページ設定>「背景色と背景画像も印刷」にチェック
    • Internet Explorerの場合
      印刷プレビュー>ページ設定>「背景の色とイメージを印刷する」にチェック

ステップの承認条件について

  • ステップに複数の承認者が割り当てられている場合、承認/否認の操作後のステータスは承認条件によって異なります。
  • 差戻しについては承認条件に関わらず、必ず差戻されます。

    承認条件承認時に承認済みとなる場合否認時に却下済みとなる場合
    1人承認1人が承認する全員が否認する
    半数以上半数が承認する過半数が否認する
    過半数過半数が承認する半数が否認する
    2/3以上2/3が承認する1/3を上回る人数が否認する
    全員承認全員が承認する1人が否認する

    例)承認条件が「半数以上」のとき、10人中最低5人が承認していればステップが承認となります。
     承認条件が「過半数」の時、10人中最低6人が承認していればステップが承認となります。

モバイルで承認/否認する

Salesforce1 アプリケーションで承認します(予め管理者によるモバイル承認の設定を行う必要があります)。

※次の承認者を手動で選択する必要がある場合はモバイル版では承認できません。デスクトップ版をご利用ください。

  1. Salesforce1 にログインします。
  2. 左のアイコンメニューの承認アイコンをタップし処理待ち一覧画面を開きます。
  3. 一覧から承認(もしくは否認)したい申請をタップし承認画面を開きます。
  4. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    コメント申請者、または次のステップの承認者に向けたコメントを入力してください。内容の確認ができたため承認します。
  5. 承認ボタン もしくは 否認ボタンをタップします。

 

回覧

申請または承認された申請データを、回覧者に割り当てられたユーザが、自分のところにまわってきた申請情報を参照し、確認を行います。

※回覧は申請または承認された申請データを回覧者が確認する機能です。申請処理また承認処理には影響しません。

確認する

申請データを回覧確認します。

 

  1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
  2. 画面上部の回覧待ちボタンをクリックし、回覧待ち一覧画面を開きます。
  3. 回覧待ち一覧画面から回覧を行いたい申請データの行の確認リンクをクリックし、回覧画面を開きます。
  4. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    コメント申請者、または承認者に向けたコメントを入力してください。申請内容を確認しました。
  5. 確認ボタンをクリックします。

回覧状況を確認する

回覧を依頼した各プロセスの回覧状況を確認します。

 

    1. 左のアイコンメニューのワークフローアイコンをクリックします。
    2. 画面上部の申請データまたは申請済み、処理済みボタンをクリックし、一覧画面を開きます。
    3. 一覧画面から回覧状況の確認を行いたい申請データ状況の参照リンクをクリックし、申請、承認画面を開きます。

    4. 承認履歴の申請またはステップの右部に回覧状況の表示リンクをクリックし、回覧状況画面を開きます。

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バッジの数について

左のアイコンメニューのワークフローに表示される数は、処理待ち状態の申請の件数です。

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