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目次

できること

ワークフローの管理者は、以下のことが行えます。

機能概要
承認プロセス管理
  • 承認プロセスの作成/編集/削除
申請情報一括更新
  • 承認者の退職、移動等に伴い、フロー上に停滞している申請への承認者の一括再割り当て/一括取消

 

利用にあたって

以下の設定を行う必要があります。

ユーザの設定(必須

ワークフローを使用するユーザに対して、管理ユーザか一般ユーザのいずれかの設定を行ってください。

ユーザ種類概要権限セット備考
管理ユーザ   承認プロセスの作成や編集削除などプロセスの管理を行う。
また、申請の取消や承認者の再割り当てを行う。
mitoco(Base) Administrator
mitoco(Approvals) Process Management
全てのプロセスを参照できますが、共有(編集)権のないプロセスは編集できません。
共有設定や「すべてのデータの編集」権限を与えることで、共有を拡げることが出来ます。
一般ユーザ申請する。承認する。
また代理承認者の設定を行う。

mitoco(Base) User

mitoco(Approvals) User

Salesforceのユーザオブジェクトの[代理承認者]とは別に、mitocoとして代理承認者を複数設定することが可能です。

また、申請及び承認操作時のスナップショット保存機能のため、Salesforce標準のユーザオブジェクトの下記項目を設定してください。

ユーザ項目名概要
申請時、承認時にスナップショットされる姓名に使用田中
申請時、承認時にスナップショットされる姓名に使用一郎
部署申請時、承認時にスナップショットされる部署に使用営業部
役職申請時、承認時にスナップショットされる役職に使用部長

 

申請データの設定

  1. 共有設定
    申請者/承認者が申請/承認処理を行うには、申請データオブジェクトへの参照権が必要となります。インストール直後は、申請データの共有設定は[非公開]で[階層を使用したアクセス許可]がONの状態となっているため、申請データの所有者と、ロール階層の上位にいるユーザのみ参照可能となっています。管理者は必要に応じて、共有設定(設定 > 管理 > セキュリティのコントロール > 共有設定)にて申請データをアクセス権としてユーザ範囲の設定を行います。(「申請データ」が「Data」と英語表記になっている場合があります。)
    適切な共有設定を行っていただくことにより、申請データ一覧では、参照権限のある申請データのみ一覧表示され、詳細を参照することが可能となり、編集権限のある申請データのみ編集が可能となります。
    また、申請データの添付ファイルは申請データの共有設定に依存します。

    以下設定をすることで、承認者(代理承認者)・回覧者に対して申請データの参照権限を自動付与することができます。

    1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「カスタム設定」と入力し、[カスタム設定] を選択します。
    2. カスタム設定一覧から [ワークフロー設定] の [Manage] を選択します。
    3. [新規]を選択します。
    4. [申請データ共有設定可否]にチェックして保存します。

      ※この設定を行う以前に承認者・回覧者として回ってきているユーザには権限は自動では付与されません。
      ※この設定を行った後、実際に権限が付与されるタイミングは承認、回覧が回ってきたタイミングです。
       まだ到達していないステップの承認者や回覧者には権限は付与されません。
      ※申請データの共有設定が「非公開」の場合のみ権限の付与を行います。
      ※付与される権限は「Read」(参照権)となります。
      ※承認者をロールやグループで割り当てている場合、権限が付与されるのはユーザではなくロールやグループに対してとなります。
       承認者が対象ロールのメンバーから外れてしまうと権限がなく承認できなくなる可能性があります。
      ※承認者が「ロール&上位ロール」で割り当てられている場合に明示的に上位ロールには権限を付与しません。
       申請データの[階層を使用したアクセス許可]がONの状態であれば、上位ロールのユーザも参照可能となります。
      ※差戻や取戻し処理では過去に一度付与しているとし、新たに権限付与は行いません。
      ※空ステップとして飛ばされたステップの承認者にも権限は付与されます。
      ※一括再割り当てを行った場合は、再割り当て先のユーザとその代理承認者に権限を付与します。
       この時再割り当て元の承認者ではなくなったユーザの権限削除はしません。
      ※スキップ承認でスキップされたステップの承認者にも権限は付与されます。

     

  2. 申請フォームの追加(任意)
    申請データオブジェクトのレコードタイプを追加することで、申請フォームの種類を追加することができます。レコードタイプの利用に関してはこちらを参照してください。
    1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「オブジェクト」と入力し、[オブジェクト] を選択します。
    2. カスタムオブジェクトから Data オブジェクトを選択します。
    3. レコードタイプの[新規]を選択します。
    4. 任意のレコードタイプを作成します。
    5. 作成したレコードタイプをプロファイルや権限セットに登録します。
  3. 備考項目の有効化(任意)
    申請データオブジェクトの備考項目が有効になっていることを確認します。
    1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「オブジェクト」と入力し、[オブジェクト] を選択します。
    2. カスタムオブジェクトから Data オブジェクトを選択します。
    3. ページレイアウト項目から、「Data Layout」の編集リンクを押下します。
    4. 「申請データの詳細」エリアにて、情報欄に「Notes  サンプル Notes」が表示されているか確認します。
    5. 表示されている場合には、画面上部のパレットの[キャンセル]をクリックします。(すでに有効となっているため、問題なく利用できます。)
    6. 表示されていない場合、画面上部のパレットのメニュー「項目」をクリックします。
    7. パレットの項目エリアにて「Notes」をドラッグし、「申請データの詳細」エリアの情報欄にドロップします。
      ドロップする位置は情報欄内であれば任意ですが、配置したレイアウトに沿って、申請データ登録画面および申請データ参照画面を表示します。
    8. 画面上部のパレットの[保存]をクリックします。
  4. カスタム項目の追加(任意)
    申請データオブジェクトに組織独自のカスタム項目を追加することができます。
    1. オブジェクトにカスタム項目を追加する。
      1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「オブジェクト」と入力し、[オブジェクト] を選択します。
      2. カスタムオブジェクトから Data オブジェクトを選択します。
      3. 「カスタム項目&リレーション」エリアにて、[新規]をクリックします。
      4. 追加したいデータ型を選択し、[次へ]をクリックします。
      5. 「項目の表示ラベル」、「項目名」を入力し、[次へ]をクリックします。
        ※選択したデータ型によって、上記項目の表示ラベル、項目名以外が必須項目になる場合があります。
      6. さらに[次へ]をクリックします。
      7. [保存]をクリックします。
    2. 追加したカスタム項目を有効化する。
      1. ページレイアウトを設定し、カスタム項目を追加します(「申請データの備考項目の有効化」と同様の手順)。
    3. 注意点
      1. 必須項目を追加しないでください。必須項目が追加された場合、正常に動作することを保証できません。
      2. レコードタイプ項目をページレイアウトに追加しないでください。レコードタイプが追加された場合、正常に動作することを保証できません。
        1. mitoco の申請データ参照画面では、レコードタイプは常に「申請フォーム」として表示されますので追加する必要はありません。

メール通知の設定(任意)

次の場合にメールで通知したい場合は、ワークフロールールとメールアラートの機能を利用して設定します。

  • 承認が回ってきたときに、承認者にメール通知する場合(以下「承認依頼通知」)
  • 承認・却下時に、申請者にメール通知する場合(以下「結果通知」)
  • 回覧の依頼が回ってきたときに、回覧者にメール通知する場合(以下「回覧確認依頼通知」)
  1. メールテンプレートの作成
    管理  >  コミュニケーションテンプレート  >  Classic メールテンプレート
    1. フォルダ「mitoco Approvals」に選択します。
    2. 承認依頼通知のサンプルとして Approval request alert (sample) というテンプレートがありますので、クリックします。
    3. [コピー]をクリックしてメールテンプレートの編集を行います。

      名前設定値備考
      フォルダ任意のフォルダ「mitoco Approvals」を推奨
      有効チェックあり 
      メールテンプレート名任意の文字列あとの設定で使いますのでわかりやすい名前を付けます
      テンプレートの一意の名前任意の文字列 
      説明任意の文字列 
    4. [保存]をクリックします。
    5. 次の画面で[編集]をクリックして、テンプレート文を編集します。

      名前設定値備考
      文字コード任意の選択肢 
      件名任意の文字列送信されるメールの件名になります
      メール内容任意の文字列送信されるメールの本文になります。サンプルはこちらにあります。
      ・「承認依頼通知」の場合は、差し込み項目の種類として「Actor Instance項目」が利用できます。
      ・「結果通知」の場合は、差し込み項目の種類として「Process Instance項目」が利用できます。
      ・「回覧確認依頼通知」の場合は、差し込み項目の種類として「Circulator Instance項目」が利用できます。
    6. [保存]をクリックします。
  2. ワークフロールールの設定
    ビルド >  作成  >  ワークフローと承認申請  >  ワークフロールール
    1. [新規ルール]をクリックします。
    2. ワークフロールールを適用するオブジェクトを次のうちから選択します。選択したら、「次へ」をクリックします。
      承認依頼通知」の場合:「Actor Instance」
      「結果通知」の場合は :「Process Instance」
      「回覧確認依頼通知」の場合:「Circulator Instance」
    3. 項目を入力します。

       「承認依頼通知」の場合
      名前設定値備考
      ルール名任意の文字列例: 承認依頼通知ルール
      説明任意の文字列 
      評価条件作成されたとき 
      ルール条件条件が一致する 
      ルール条件項目項目:Actor Instance:Status 演算子:次の文字列と一致する 値:Pending 

      元の承認者にのみ送付する(代理承認者には送らない)場合には、以下を設定してください。

      名前設定値備考
      ルール名任意の文字列 
      説明任意の文字列 
      評価条件作成されたとき 
      ルール条件数式の評価がtrueになる”条件が一致する”ではなく、”数式の評価がtrueになる”を選択
      数式AND(ISPICKVAL(TSMNTWF__Status__c,"Pending"), ISBLANK(TSMNTWF__DelegateFrom__c)) 
       「結果通知」の場合
      名前設定値備考
      ルール名任意の文字列例: 承認結果通知ルール
      説明任意の文字列 
      評価条件作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき 
      ルール条件条件が一致する 
      ルール条件項目項目:Process Instance:Status 演算子:次の文字列と一致する 値:Approved, Rejectedこの場合、承認・却下された場合にメールが送信されます
       「回覧確認依頼通知」の場合
      名前設定値備考
      ルール名任意の文字列例: 回覧確認依頼通知ルール
      説明任意の文字列 
      評価条件作成されたとき 
      ルール条件条件が一致する 
      ルール条件項目項目:Circulator Instance:Status 演算子:次の文字列と一致する 値:Unchecked 
    4. [保存 & 次へ]をクリックします。
  3. メールアラートの設定
    1. [ワークフローアクションの追加]プルダウンから [新規メールアラート]をクリックします。
    2. 項目を入力します。

      名前設定値備考
      説明任意の文字列例: 承認依頼通知
      一意の名前任意の文字列 
      メールテンプレート「3. a. メールテンプレートの作成」で作成したテンプレートを選択 
      保護コンポーネントチェックなし 
      メール受信者「承認依頼通知」の場合、「関連ユーザ:Actor」を選択して[追加]をクリック
      「結果通知」の場合 、「関連ユーザ:Submitter」を選択して[追加]をクリック
      回覧確認依頼通知」の場合、「関連ユーザ:Circulator」を選択して[追加]をクリック
      受信者種別で検索:関連ユーザを選択し、[検索]ボタンクリックすると選択肢が表示されます。
      追加のメール未入力 
      差出人メールアドレス現在のユーザのメールアドレス 
    3. [保存]をクリックします。
    4. [完了]をクリックします。
  4. ワークフロールールの有効化
    ビルド >  作成  >  ワークフローと承認申請  >  ワークフロールール
    1. 上記で作成したワークフローの左にある「有効化」をクリックします。
      ※mitoco通知の設定とは関係なく送信されます。メール通知を停止したい場合は、ワークフロールールを無効化してください。(組織ごとの設定となるためユーザ単位での停止はできません。)

モバイル承認の設定(任意)

承認者がモバイル端末を利用して承認を行いたい場合に設定します。

  1. タブの作成
    ビルド >  作成  >  タブ
    1. Lightning コンポーネントタブの[新規]をクリック
    2. 項目を入力します。

      名前設定値備考
      LightningコンポーネントTSWF:WF_I_InstanceListForMobile※「TSWF:WF_I_InstanceForMobile」は内部的に使用しているものですので選択しないでください。
      タブの表示ラベルmitoco承認任意の文字列で構いません。
      タブ名WF_InstanceListForMobile任意の文字列で構いません。
      タブスタイル任意任意の画像をタブスタイルに設定することもできます。本ページからアイコンをダウンロードすることができます。手順は次の通りです。
      このリンクを右クリックして「名前を付けて画像を保存」
      ②Salesforceのドキュメントタブから①の画像をアップロード(この時「外部参照可」にチェックしてください)
      ③本手順にて「独自のスタイルを作成」より登録した画像を選択
      説明任意 
    3. [次へ]をクリックします。
    4. さらに[保存]をクリックします。

  2. モバイルナビゲーションメニューにタブの追加

    1. 管理  >  モバイル管理  >  Salesforce ナビゲーション

    2. 選択可能リストから、1.タブの追加で作成したタブ(承認)を選択し、[保存]をクリックします。

ロック/アンロックの設定(必須

申請中に対象レコードのロック/アンロックを行うため以下を設定します。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「プロセスの自動化設定」と入力し、[プロセスの自動化設定] を選択します。
  2. 「プロセスの自動化設定」 内の、 「Apex でのレコードのロックおよびロック解除を有効化」 をチェックします。

代理承認者の設定(任意)

代理承認機能を利用する場合には、ユーザ毎に代理承認者を設定済みである必要があります。
mitocoの代理承認者設定から設定することも可能です。

  1. [設定] > [ユーザ]を選択し、代理承認者を設定したいユーザを選択し、[編集]をクリックします。
  2. 代理承認者項目にて、ユーザを選択します。
  3. [保存]をクリックします。

代理承認者の設定範囲の制御(任意)

mitocoの代理承認者設定で、自分以外のユーザの代理承認者を設定する際に「だれがどのユーザの設定までを変更可能か」という制御が、Apexクラスを作成することにより可能となります。
設定方法については代理承認者の設定範囲の制御を参照してください。

マネージャの設定(任意)

マネージャ承認機能を利用する場合には、ユーザ毎にマネージャが設定済みである必要があります。

  1. [設定] > [ユーザ]を選択し、マネージャを設定したいユーザを選択し、[編集]をクリックします。
  2. マネージャ項目にて、ユーザを選択します。
  3. [保存]をクリックします。

ユーザ階層項目の設定(任意)

ユーザにおけるマネージャ項目と同様な、ユーザに対してユーザを関連付けさせた項目を承認者に設定することができます。
本機能を利用するためには、以下の設定を行った上で、作成した項目を承認プロセスの承認者に設定する必要があります。

  1. ユーザオブジェクトに、ユーザ階層項目を追加
    1. [設定] > [カスタマイズ] > [ユーザ] > [項目] を選択し、ユーザカスタム項目にて、[新規]をクリックします。
    2. データ型にて、[階層関係]をチェックし、[次へ]をクリックします。
    3. 項目を入力します。

      名前設定値備考
      項目の表示ラベル必須項目です。任意の文字列でかまいません。
      項目名必須項目です。任意の文字列でかまいません。
      説明任意任意の文字列でかまいません。
      ヘルプテキスト任意任意の文字列でかまいません。
      子リレーション名必須項目です。任意の文字列でかまいません。
    4. [次へ]を連続してクリックし、[保存]をクリックします。
  2. 追加したユーザ階層項目に、ユーザを指定
    1. [設定] > [ユーザ]を選択し、上記aにて追加されたユーザ階層項目を設定したいユーザを選択し、[編集]をクリックします
    2. 追加されたユーザ階層項目にて、ユーザを選択します。
    3. [保存]をクリックします。

申請データ以外のオブジェクトで申請を出す場合の設定

mitocoの申請データオブジェクト以外のオブジェクトで申請を出す場合はこちらの設定を行うことでお使いの組織に組み込んで利用することができます。

承認プロセス管理

承認プロセスを作成する

承認プロセスを新規に作成します。

承認プロセスの詳細な設定(申請者や承認ステップ、承認者といった情報)は承認プロセスのバージョンを作成することで設定します。1つの承認プロセスに対して複数のバージョンを定義することができます。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 承認プロセス新規作成ボタンをクリックし、承認プロセスの作成画面を開きます。
  4. 以下の項目を入力します。

    項目設定値
    対象オブジェクト必須項目です。
    プルダウンからプロセスの対象となるオブジェクトを選択して下さい。
    申請データ
    承認プロセス名必須項目です。
    任意の名前を入力してください。
    申請データの経費申請プロセス
    説明プロセスの説明を入力してください。申請データを使用して、経費を申請するプロセスです。
  5. 登録ボタンをクリックします。

承認プロセスを参照する

作成済みの承認プロセスを参照します。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。一覧に最大2050件まで承認プロセスが表示されます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。

承認プロセスを編集する

作成済みの承認プロセスを編集します。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から編集したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. 編集ボタンをクリックし、承認プロセスの編集画面を開きます。
  5. 以下のように項目を入力します。

    項目設定値
    対象オブジェクト対象オブジェクトは変更できません。 
    承認プロセス名

    必須項目です。

    任意の名前を入力します。

    申請データの経費申請プロセス
    説明プロセスの説明を入力します。申請データを使用して、経費を申請するプロセスです。
  6. 登録ボタンをクリックします。

承認プロセスを削除する

作成済みの承認プロセスを削除します。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から編集したい承認プロセスの削除アクションをクリックします。
  4. 削除してもよろしいですか?のメッセージが表示されますのではいボタンをクリックします。

      ※承認プロセスを削除しても、進行中の申請は削除しないため、そのまま利用できます。

承認プロセスのバージョンを作成する

作成済みの承認プロセスに新規バージョンを作成します。ここで作成したバージョンはドラフト版です。申請で利用できるようにするためには、後述する有効化を行う必要があります。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧からバージョンを作成したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン新規作成ボタンをクリックし、バージョン作成画面を開きます。

 

以下の項目を入力します。

項目設定値
バージョン名必須項目です。
任意の名前を入力します。この値が申請時に表示されます。
申請データの経費申請プロセス Ver.001
説明バージョンの説明を入力します。
この項目は、プロセス管理画面でのみ表示されます。
バージョン001です。2016/04/01から2017/03/31まで使用できます。
申請条件

このバージョンを使用して申請を行う際の条件を登録します。条件に合致しない場合は、このバージョンを利用できません。

詳細は後述する条件フィルタの登録を参照してください。

無条件で申請できます。
申請者

必須項目です。複数の申請者を選択できます。
このバージョンを利用して申請を行うことができる申請者を設定します。

全てのユーザが申請出来るようにするには選択リストから「公開グループ」をクリックし「公開グループ:すべての内部ユーザ」を設定してください。

ユーザ:田中 太郎
ロール:営業部
申請画面の姓名・部署・役職情報

申請時に保持する申請者の姓名、部署、役職情報に関する設定です。申請時のスナップショットに利用します。

いずれの場合も姓名・部署・役所情報を自動的に申請者のSalesforce標準のユーザオブジェクトから取得して入力します。

その後任意に編集できるかどうかを設定により選択できます。

  • 操作時の姓名・部署・役職とする

操作者はこれらの項目に対して編集を行えません。

  • 操作時に入力可能とする

操作者はこれらの項目に対して編集することが可能です。

操作時の姓名・部署・役職とする

承認画面の姓名・部署・役職情報

承認画面で行う操作時に保持する承認者の姓名、部署、役職情報に関する設定です。承認時のスナップショットに利用します。

いずれの場合も姓名・部署・役所情報を自動的に承認者のSalesforce標準のユーザオブジェクトから取得して入力します。

その後任意に編集できるかどうかを設定により選択できます。

  • 操作時の姓名・部署・役職とする

操作者はこれらの項目に対して編集を行えません。

  • 操作時に入力可能とする

操作者はこれらの項目に対して編集することが可能です。

 操作時の姓名・部署・役職とする
申請可能期間このバージョンを利用して申請を行うことができる期間を入力します。2016/04/01 00:00 - 2017/04/01 00:00
申請承認時の表示メッセージ申請時 及び 承認時に表示されるメッセージを入力します。
主に申請者、承認者へ注意を促したい時などに使用してください。
経費の事由欄が入力されていることを必ず確認してください。
ステップ必須項目です。複数のステップを登録できます。
ここではステップの内容(承認者の設定、承認条件など)のみを登録します。ステップの流れる順番については、次の 遷移 で登録します(遷移で使用されなかったステップがある場合、エラーとして表示します)。
各ステップの登録については後述します。
営業部の承認
営業部長の承認
遷移

必須項目です。複数の遷移を登録できます。

申請から承認までのステップの流れを登録します。遷移元ステップ と 遷移先ステップ を指定し、フローを構築します。

流れを分岐させる場合は、1つの遷移元ステップから複数の遷移先への遷移を登録します(この場合は、登録順に従い遷移条件が評価され、遷移条件に合致したステップに遷移することになります)。流れを合流させる場合は、複数の遷移元ステップから1つの遷移先ステップへの遷移を登録します。

各遷移の登録については後述します。

※申請直後に承認となるような遷移がある時、バージョンを保存できません。

※遷移は、同じステップを2度通るような遷移は指定できません(ループしないように構築する必要があります)。

※申請から始まらないフローを構築することは可能ですが、一度も使用されないステップが作成されることになりますので推奨しません。

※承認で終わらないフローを構築することも可能ですが、必ず却下されるフローとなりますので推奨しません。

申請 → 営業部の承認
営業部の承認 → 営業部長の承認
営業部長の承認 → 経理部長の承認
(金額 > 100,000)
営業部長の承認 → 承認
経理部長の承認 → 承認
項目自動更新

申請時 及び 承認時の任意のタイミングで、申請対象のデータの項目に対して任意の値を登録することができます。

・申請時

・ステップの承認時 (※それぞれのステップに個別に設定可能です)

・ステップの却下時 (※それぞれのステップに個別に設定可能です)

・最終承認時

・最終却下時

・取消時

各項目自動更新の登録については後述します。

※Salesforce標準のトリガー、ワークフロールール、項目自動更新が申請対象オブジェクトに既に設定されている場合、意図した更新内容と実際に行われた更新が異なる場合があります。

本機能をご利用になる場合、既に設定されている設定をよく確認した上でご利用ください。

「経理部長の承認」ステップの承認時に、Notes項目に"経理部承認済"を設定

回覧設定

申請時 及び 承認時の任意のタイミングで、申請対象のデータに対して回覧者を登録することができます。

◆回覧タイミング --- 回覧を設定可能になるタイミングを選択します。

・申請時

・ ステップ承認時

◆割り当て方法 --- 回覧者に割り当て方法を選択します

・次のユーザに自動的に割り当てます

・回覧者を手動で選択する

・Apexクラスを使用して回覧者を割り当てます

 
対象レコードのロック

「申請時に対象レコードをロックします」をチェックすると、申請後に対象レコードがロックされます。
最終承認時に対象レコードをアンロックします」をチェックすると、最終承認時に対象レコードがアンロックされます。

※申請データであれば ロック中は対象レコードに対する権限に関わらずmitocoからは編集、削除ができなくなります。
※Salesforce標準画面からは「すべて変更」権限があれば編集/削除できます。
※ロックされていても項目自動更新による申請データの更新は可能となります。
※ロックされていても添付ファイルの追加/更新/削除は可能となります。

[v] 申請時に対象レコードをロックします
[ ] 最終承認時に対象レコードをアンロックします 
スキップの許可「承認時、承認者が同一のステップをスキップする」をチェックすると、過去のステップにて承認した承認者の操作を、以降のステップでは承認としてスキップ処理します。

[v]承認時、承認者が同一のステップをスキップする

申請の取消

申請者がこのバージョンで申請を行った時、取消可能かどうか設定します。 

・承認前取消可能(デフォルト)

 申請後、全ての承認者が「未承認」の時のみ取消可能となります。

・承認後取消可能

 申請後、申請が「未承認」の状態にある限り取消可能となります。

・取消不可

 申請者は申請を取消できません。

承認前取消可能

 

 

  1. ステップを登録します。
    1. ステップ追加をクリックしステップ登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目選択値
      承認ステップ名

      必須項目です。

      任意の名前を入力します。

      営業部の承認
      説明ステップの説明を入力します。

      この項目は、プロセス管理画面でのみ表示されます。

      営業部メンバーの過半数の承認が必要です。
      割当方法承認者の割り当て方法を選択します。

      ・次のユーザに自動的に割り当てます(デフォルト)

        後述の承認者項目にて、承認者を指定します。

      ・申請者が承認者を手動で選択する

        申請者およびステップの最終承認者が次ステップの承認者を指定します。

      ・選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てます

        後述のユーザ項目にて、選択した項目に関連付けされたユーザを承認者として自動的に指定します。

      ・Apexクラスを使用して承認者を割り当てます

        作成したApexクラスを指定することで、組織独自のロジックで承認者を割り当てます。

        Apexクラスの記述方法については 承認者割当で使用するApexクラスを作成 をご参照ください。

      次のユーザに自動的に割り当てます
      ユーザ項目

      割当方法で【選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。

      ※ユーザ項目に関しては、利用にあたって 8.ユーザ階層項目の設定(任意)を参照してください。

      マネージャ
      承認者

      割当方法で【次のユーザに自動的に割り当てます】を選択した場合、必須項目です。複数の承認者を選択できます。

      このステップの承認を行うユーザを指定します。複数の承認者を選択した場合は承認条件を選択してください。

      ロール:営業部
      Apexクラス割当方法で【Apexクラスを使用して承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。 作成したApexクラス名を指定します。組織に名前空間が設定されている場合は、【名前空間名】.【クラス名】 の形式で指定してください。ABC.ApproversSelector
      承認条件

      承認者が複数存在する場合に、承認と判定する条件を選択してください。

      ※ 割当方法で【申請者が承認者を手動で選択する】を選択した場合、承認条件の指定のタイミングが選択できます。

      ・「承認条件を指定する」をチェックする場合、プロセス管理者が承認条件を指定します。

      ・「承認条件を指定する」をチェックしない場合、申請者およびステップの最終承認者が申請・承認時に次ステップの承認条件を指定します。

      選択した承認者の内 過半数 の承認を得る必要がある。
      代理承認「代理承認者もこの申請を承認可能にする」をチェックすると、承認者として設定したユーザに代理承認者が設定されている場合、その代理承認者も承認者として操作することが可能になります。

      代理承認が有効でも、承認者に代理承認者を設定されていなければ、代理承認機能は利用できません。

        また、代理承認が無効の場合、承認者に代理承認者を設定されていても、代理承認者は承認できません。

      [v]代理承認者もこの申請を承認可能にする
      強制承認「このステップが承認となる時、最終承認とすることを許可する。」をチェックすると、強制承認が許可されます。 強制承認が許可されたステップの承認画面には、チェックボックス「このステップの承認に伴い、申請を承認する」が表示され、チェックした状態で承認処理を行うと申請を強制的に承認します(フローの途中であっても強制的に承認状態になります)。[v]このステップが承認となる時、最終承認とすることを許可する。
      空ステップ

      「空ステップに指定することを許可する」をチェックしたステップは、申請者や承認者が空ステップとしてステップを飛ばすことができます。

      ※空ステップを許可したステップが1つ以上存在する場合は、下記の機能は利用できません。

       ・「承認時、承認者が同一のステップをスキップする」

       ・承認者割り当てで「ユーザ階層横目」を選択(空ステップを許可したステップに限らず)

      [v]空ステップに指定することを許可する。
    3. 確定ボタンをクリックします。

  2. 遷移を登録します。
    1. 遷移追加をクリックしステップ登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目設定値
      遷移元ステップ遷移元となるステップを選択します。営業部長の承認
      遷移先ステップ遷移先となるステップを選択します。経理部長の承認
      遷移条件遷移の条件を指定します。
       ・無条件で遷移します:必ずこの遷移が実行されます
       ・次の条件に一致する場合に遷移します:後述する条件フィルタの内容に合致する場合のみこの遷移が実行されます
         遷移元ステップの承認時に、この条件が評価されます。
         条件に合致しない場合は遷移先ステップに遷移せず、次の遷移の遷移条件が評価されます。
         全ての遷移が条件に合致しない場合、申請は却下されます。
         条件フィルタの登録がない場合は無条件で遷移します。
      後述する条件フィルタの登録を参照してください。
      次の条件に一致する場合に遷移します
    3. 確定ボタンをクリックします。

  3. 条件フィルタの登録
    1. フィルタを追加ボタンをクリックし、条件フィルタの登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目選択値
      項目必須項目です。
      申請対象のオブジェクト項目を選択します。
      ※申請データ オブジェクトの項目「申請フォーム」は、ここでは「レコードタイプ」と表示されます。
      金額
      演算子必須項目です。
      オブジェクト項目をフィルタリングする条件となる演算子を選択します。
      >
      オブジェクト項目と比較する閾値を設定します。 
      ※時間型の項目を指定した場合は、HH:mm:ss.SSSの形式で入力してください。
      ※選択リスト、選択リスト(複数選択)の項目を指定した場合は、選択リスト値のAPI参照名で入力してください。
      100,000
    3. 確定ボタンをクリックします。なお、複数の条件を設定した場合は、すべての条件を満たす場合に真となります(AND条件)。

  4. 項目自動更新の登録
    1. 項目自動更新設定追加ボタンをクリックし、項目自動更新の登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目設定値
      更新タイミング

      必須項目です。
      以下の中から項目自動更新を行うタイミングを選択します。
      ・申請時
        申請を行った時に実行されます
      ・ステップ承認時
        ステップが承認になる時 または スキップ承認、強制承認でステップが承認になる時に実行されます
      ・ステップ却下時
        ステップが却下になる時 または 差戻しを行った時に実行されます
      ・最終承認時
        申請が「承認済」になる時に実行されます
      ・最終却下時
        申請が「却下済」になる時に実行されます
      ・取消時

        申請が「取消済」になる時に実行されます
      ステップ承認時
      対象ステップ更新タイミングで【ステップ承認時】または【ステップ却下時】を選択した場合、必須項目です。
      既に登録済のステップから、どのステップの承認 または 却下時に項目自動更新を行うかを選択します。
      経理部長の承認
       更新方法必須項目です。
      以下のどちらの方法で項目自動更新を行うかを選択します。
      ・固定値で更新
        画面に入力した値を任意の項目に設定します。対象の項目に既に値が設定されている場合、上書きされます。
        日付 または 日付/時間 項目のみ、実際に処理を行った時間を設定できます。
      ・Apexクラス呼び出し
        作成したApexクラスを指定することで、固定値では表現できない値での更新が可能となります。
        Apexクラスの記述方法については 項目自動更新で使用するApexクラスを作成
      ご参照ください。

        ※バージョンの「承認時、承認者が同一のステップをスキップする」をチェックしている場合、Apexクラスによる項目自動更新はご利用いただけません。

      固定値で更新
      対象項目

      更新方法で【固定値で更新】を選択した場合、必須項目です。
      申請対象のオブジェクト項目を選択します。

      ※遷移条件で指定している項目を更新すると意図した動作にならないことがございます。ご注意ください。
      ※申請データ オブジェクトの項目「申請フォーム」は、ここでは「レコードタイプ」と表示されます。

      Notes
      更新する値

      オブジェクト項目に設定する値を入力します。 
      更新対象項目が以下の場合は、入力内容にご注意ください 。

      【選択リスト、複数選択リスト】
       ・項目に定義された値を入力して下さい(リストに存在しない値を入力しないでください。)
        不正な値を入力した場合、更新の実行時に「項目自動更新で指定されている項目の更新に失敗しました」エラーとなり申請・承認操作が失敗します。
       ・複数選択リストの場合、値と値の間に半角セミコロン「;」を入力してください。
        (例)「タクシー」「新幹線」という項目を選択した状態で更新したい場合、「タクシー;新幹線」と入力する。

      【チェックボックス】
       ・チェックありは「true」、チェックなしは「false」と入力してください。

      【リッチテキスト】
       本機能を用いたHTMLタグを含む内容の更新は、結果を参照する際に意図した表示とならない場合があります。

      経理部承認済
      Apexクラス名

      割当方法で【Apexクラスを使用して承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。
      作成したApexクラス名を指定します。
      組織に名前空間が設定されている場合は、【名前空間名】.【クラス名】 の形式で指定してください。

      ※指定したApexクラスの処理で、遷移条件で指定している項目を更新した場合、意図した動作にならないことがございます。ご注意ください。

      ABC.FieldUpdater
    3. 確定ボタンをクリックします。なお、一度のタイミングに複数の項目自動更新を設定した場合※には、各タイミングごとに以下の順序で実行されます。
      固定値での更新(画面登録順) ⇒ Apexクラス呼び出しでの更新(画面登録順)
      ※各タイミングごとに、設定可能な項目自動更新の設定上限は40件となります。
      ※同一のタイミングで、同一の項目に対する更新を行うような設定は保存できません。
       例えば、「ステップAの承認時に項目Xに対して、123という値にする」という設定と、
           「ステップAの承認時に項目Xに対して、456という値にする」という設定を同時に適応させることはできません。

  5. 回覧設定の登録
    1. 回覧設定追加ボタンをクリックし、回覧設定の登録画面を開きます。
    2. 以下の項目を入力します。

      項目選択値
      回覧タイミング必須項目です。
      以下の中から回覧確認の依頼を行うタイミングを選択します。
      ・申請時
        申請を行った時に回覧者に確認を依頼します
      ・ステップ承認時
        ステップが承認になる時、強制承認でステップが承認になる時に回覧者に確認を依頼します
      申請時
      割り当て方法

      必須項目です。 

      ・次のユーザに自動的に割り当てます(デフォルト)   

        後述の回覧者項目にて、回覧者を指定します。

      ・回覧者を手動で選択する   

        申請者およびステップの最終承認者が回覧者を指定します。 

      ・Apexクラスを使用して回覧者を割り当てます   

        作成したApexクラスを指定することで、組織独自のロジックで回覧者を割り当てます。

        Apexクラスの記述方法については 回覧者割当で使用するApexクラスを作成 をご参照ください。

      回覧者を手動で選択する
      回覧者

      割当方法で【次のユーザに自動的に割り当てます】を選択した場合、必須項目です。複数の回覧者を選択できます。
      指定した回覧タイミングで回覧を行うユーザを指定します。

      ※最大で100人まで登録可能です。

      回覧太郎
      Apexクラス

      割当方法で【Apexクラスを使用して承認者を割り当てます】を選択した場合、必須項目です。 

      作成した回覧者割り当て用のApexクラス名を指定します。

      組織に名前空間が設定されている場合は、【名前空間名】.【クラス名】 の形式で指定してください。

      ABC.CirculatorsSelector
    3. 確定ボタンをクリックします。なお、同一タイミングで複数回覧設定を行うことはできません。
      ※回覧タイミングと対象ステップの組み合わせが重複することはできません。
      ※スキップを許可している場合、割り当て方法に関わらず回覧の設定はできません。

  6. 保存ボタンをクリックします。

承認プロセスのバージョンを参照する

作成済みの承認プロセスのバージョンを参照します。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン一覧から参照したいバージョンの参照アクションをクリックし、バージョン参照画面を開きます。

承認プロセスのバージョンを編集する

作成済みの承認プロセスのバージョンを編集します。※1度でも有効化したバージョンと、有効化していないバージョンでは、編集できる項目が異なります。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン一覧から編集したいバージョンの編集アクションをクリックし、バージョン参照画面を開きます。
  5. 項目を編集してください。各項目については、「承認プロセスのバージョンを作成する」 を参照してください。
  6. 保存ボタンをクリックします。

     有効化なし有効化あり備考
    バージョン名 
    説明 
    申請条件× 
    申請者× 
    申請画面の姓名・部署・役職情報× 
    承認画面の姓名・部署・役職情報× 
    申請可能期間開始-終了ともに、編集できます。
    申請承認時のメッセージ 
    ステップ× 
    遷移× 
    項目自動更新× 
    回覧設定× 
    対象レコードのロック× 
    スキップ許可× 
    申請の取消× 

    ○:編集可能、×:編集不可

承認プロセスのバージョンをコピーする

承認プロセスのバージョンをコピーし新規バージョンを作成します。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン一覧から編集したいバージョンのコピーアクションをクリックし、バージョン参照画面を開きます。
  5. 項目を編集してください。各項目については、「承認プロセスのバージョンを作成する」 を参照してください。
  6. 保存ボタンをクリックします。

承認プロセスのバージョンを有効化する

承認プロセスのバージョンを有効化します。有効化していないバージョンはドラフト版であるため、申請に利用することはできません。また、一度でも有効化したバージョンは一部項目を除き編集することができなくなりますのでご注意ください。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン一覧から有効化したいバージョンの有効化アクションをクリックします。
  5. バージョンに対して初めて有効化を行う際は有効化してもよろしいですか?のメッセージが表示されますのではいボタンをクリックします。

承認プロセスのバージョンを無効化する

承認プロセスのバージョンを無効化します。無効化されたバージョンは申請で利用することができません。

対象の承認プロセスのバージョンを使用して申請を起票済みの場合は申請時の内容にて最後の承認処理まで行うことが可能です。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン一覧から無効化したいバージョンの無効化アクションをクリックします。

承認プロセスのバージョンを削除する

承認プロセスのバージョンを削除します。一度でも有効化したバージョンは削除することができなくなりますのでご注意ください。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 承認プロセス管理をクリックし、承認プロセス管理画面を開きます。
  3. 一覧から参照したい承認プロセス名をクリックし、承認プロセスの参照画面を開きます。
  4. バージョン一覧から削除したいバージョンの削除アクションをクリックします。
  5. 削除してもよろしいですか?のメッセージが表示されますのではいボタンをクリックします。

承認プロセス管理の留意点

スキップ承認

  スキップ承認を可能とするバージョンを作成する場合、以下の条件に当てはまると承認プロセスのバージョンを保存する時にエラーとなります。

   ・手動承認者割り当てのステップが一つでも存在する

   ・空ステップ指定可能なステップが一つでも存在する

   ・項目自動更新(Apex)が一つでも存在する

   ・回覧の設定が一つでも存在する

 

申請情報一括更新

承認者が退職や異動した場合などに、申請済みの申請がフロー上に停滞する場合があります。申請情報一括更新は、そのような申請に対して申請の取消処理や承認者の再割り当て処理を実施します。

本機能では未完了の状態となっている申請情報のみを対象とします。

一括取消

申請の取消を行います。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 申請情報一括更新をクリックし、申請情報一括更新画面を開きます。
  3. 以下の検索条件を指定し、申請を検索します。

    1. 以下の検索条件を入力します。

      項目設定値
      処理選択プルダウン 一括取消を選択します。 
       現在の承認者承認者名を入力します。前方一致で検索が行われます。田中 太郎  
      バージョン名承認プロセスのバージョン名を入力します。前方一致で検索が行われます。申請データの経費申請
      申請日日付を入力します。
      入力した日付以前に申請した申請が検索されます。
      2016/04/01
    2. 検索ボタンをクリックします。検索条件に合致した申請情報の一覧が100件まで表示されます。
      ※申請情報の作成日が新しい順に上から表示します。(申請情報のレコードは申請を行ったときに作成されます)

  4. 申請情報の一覧から取消を行う申請情報にチェックします。複数の申請情報をチェックしても構いません。
  5. コメント欄を記入後(任意)、一括取消ボタンをクリックします。

一括再割り当て

承認者の再割り当てを行います。

  1. 左のアイコンメニューのギアアイコンをクリックします。
  2. 申請情報一括更新をクリックし、申請情報一括更新画面を開きます。
  3. 以下の検索条件を指定し、申請を検索します。

    1. 以下の検索条件を入力します。

      項目設定値
      処理選択プルダウン 一括再割り当てを選択します。 
       現在の承認者承認者名を入力します。前方一致で検索が行われます。田中 太郎  
      バージョン名承認プロセスのバージョン名を入力します。前方一致で検索が行われます。申請データの経費申請
      申請日日付を入力します。
      入力した日付以前に申請した申請が検索されます。
      2016/04/01
    2. 検索ボタンをクリックします。検索条件に合致した承認者の一覧が100件まで表示されます。
      ※承認者の作成日が新しい順に上から表示します。(承認者のレコードは申請を行ったとき、承認を行ったときに次のステップを登録する際に作成されます)

  4. 割当先ユーザを選択します。ここで選択したユーザを新たな承認者として割り当てます。
    1. 選択ボタンをクリックしユーザ選択ダイアログを開きます。
    2. ユーザを1人選択します。複数のユーザを選択した場合は、最上位のユーザが選択されます。    
    3. OKをクリックします。

  5. 承認者一覧から再割り当てを行う承認者をチェックします。複数の申請をチェックしても構いません。
  6. コメント欄を記入後(任意)、一括再割り当てボタンをクリックします。
    1. 割当先ユーザに対して承認依頼の通知が行われます(通知をクリックすると承認画面が開きます)。

 

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